Avec plus de 5 millions d’utilisateurs dans le monde, Power BI est un outil qu’un analyste de données ne peut pas ignorer. Il plait beaucoup du fait de sa facilité d’utilisation ainsi que la richesse visuelle de ses rapports et tableaux de bord.
Justement ce rapport Power BI, comment le créer ? Découvrez dans cet article comment en réaliser un et tirer le meilleur de vos données pour améliorer votre productivité.
Rappel : qu’est-ce que Power BI ?
Power BI Microsoft est la solution d’analyse de données développée par Microsoft, un outil puissant permettant de créer des rapports visuels à partir de données.
La suite Power BI s’organise autour des 3 éléments suivants :
- Power BI Desktop : ce logiciel est au cœur de la suite Power BI. Il permet l’importation et l’analyse de données grâce à Power Query puis la création de rapports en important des données issues d’un fichier Excel, ou d’une URL (site Web, API, etc.).
- Le service Power BI : ce service SaaS permet aux utilisateurs de partager leurs rapports et tableaux de bord avec d’autres utilisateurs de Power BI.
- Power BI Mobile App : grâce à l’application mobile Power BI, un utilisateur peut consulter un rapport ou tableau de bord sur son portable, même en mobilité.
En résumé, l’utilisateur peut créer ses rapports et tableaux de bord dans Power BI Desktop puis les partager grâce au service Power BI et les consulter à distance sur son application mobile. Alors comment crée-t-on un rapport dans Power BI ?
Créer un rapport Power BI, étape par étape
1. Identifiez, consolidez et importez vos données
Afin de créer un rapport Power BI pertinent et précis, il vous faudra probablement combiner des données de plusieurs sources distinctes. En préambule, il est donc important d’identifier les données à analyser.
Pour commencer, ouvrez Power BI Desktop. À l’aide de Power Query, fusionnez plusieurs sources, par exemple en regroupant plusieurs fichiers Excel en un seul. L’éditeur Power Query permet aussi de créer des connexions.
Ajoutez des données depuis le fichier source Excel, enregistrez votre travail et retrouvez ces données ajoutées dans Power BI après avoir actualisé les données (onglet données > actualiser).
Si vous récupérez vos données depuis des sites métiers, internes ou extérieurs à votre organisation, vous pouvez créer un endpoint d’api qui va regrouper plusieurs fonctions et renvoyer le tout en un JSON consolidé.
Power Query vous permettra aussi de mettre en forme les données (modifier le type, remplacer les valeurs, transformer, etc.).
2. Fiabilisez vos données dans Power BI
Attention, avant de procéder à vos analyses de données, il est crucial que vous vérifiez leur fiabilité. Vos données présentent sans doute des incohérences, des trous de données ou des anomalies de format.
Relisez scrupuleusement les données prérentrées. Utilisez des fonctions de test et de vérification de données, sur le format d’une date, la longueur d’une chaîne de caractères ou la précision des arrondis.
3. Créer les graphiques de votre rapport
Une fois les données implémentées, il est temps de créer les représentations graphiques qui apparaitront dans votre rapport Power BI.
- Pour ce faire, retour à l’onglet Rapport pour créer l’ensemble de vos data visualisations. Pour créer un graphique, choisissez vos axes, définissez la visualisation de vos colonnes, de vos lignes… Dans Power BI, les représentations graphiques sont appelées des « vignettes ». Une fois que votre vignette est créée, il ne vous reste plus qu’à l’épingler sur votre rapport !
- Personnalisez les éléments graphiques : sélectionnez le format et jouez avec les couleurs des données, l’épaisseur des courbes… Vous pouvez facilement ajouter un filtre, une couleur d’arrière-plan ou encore modifier les titres des résultats.
Grâce à Power BI, rendez aisément votre rapport vivant, attrayant et facile à comprendre. Aujourd’hui, les données et leur analyse représentent des gains de productivité et de rentabilité inestimables. Convertir des données en éléments visuels permet célérité, agilité et, in fine, la réussite pour les entreprises sachant utiliser Power BI efficacement.
4. Enregistrez et partagez votre rapport Power BI
Enregistrez votre rapport. Si vous souhaitez ensuite le partager et vous disposez d’une licence payante Power BI, publiez-le dans le cloud grâce au Power BI Service. Vos collaborateurs qui utilisent Power BI pourront y accéder et le modifier.
Attention, ils n’auront la possibilité de le modifier que si vous leur accordez des droits de modification et s’ils détiennent également une licence payante. Perdu(e) dans la jungle des licences Power BI ? Découvrez notre article sur leurs différences.
5. Gérez les accès à vos rapports Power BI
La sécurité est au cœur des préoccupations de chaque société. En effet, les données sensibles et confidentielles ne doivent être partagées qu’avec certains utilisateurs.
Il est donc important que vous déterminiez le rôle et les droits de chaque utilisateur depuis l’onglet modélisation de Power BI Desktop. Vous pourrez vous assurer de la bonne attribution en testant les rôles et ses autorisations avec l’option « voir comme ».
Par exemple : si votre fichier agrège des données par région, vous pouvez limiter l’accès à ses données correspondantes à sa région avec le filtre DAX.
Dans notre scénario, Jérôme est responsable de la région Occitanie, nous lui attribuons donc le rôle nouvellement créé ‘région-occitanie’, en appliquant dans nos tables le filtre DAX [REGION] = ‘OCCITANIE’.
Leader du marché des solutions BI, le géant américain continue de développer Power BI en proposant des mises à jour fréquentes. De nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement. Envie d’adopter Power BI ou de nous poser une question sur ses outils ? Contactez-nous pour en discuter avec l’un de nos experts.
