Excel BI : est-ce qu’Excel est un outil de Business Intelligence ?

Est-ce que Microsoft Excel est LE logiciel adapté pour faire de l’informatique décisionnelle ? D’ailleurs, est-il vraiment un outil de BI ?

Choisir un argument commercial, réorienter votre campagne marketing, faire des prévisions financières… Les données sont désormais au cœur de toutes les décisions des entreprises.

Et pour traiter ces données, il y a de fortes chances que vous ouvriez, presque par réflexe, votre tableur Excel. Mais est-ce que Microsoft Excel est véritablement un logiciel adapté pour faire de l’informatique décisionnelle ? D’ailleurs, est-il vraiment un outil de BI ? Si ces questions vous taraudent, vous trouverez toutes les réponses dans cet article sur Excel BI.

Table des matières

Excel BI : les avantages et limites d’Excel en BI

L’informatique décisionnelle, ou Business Intelligence (BI) dans la langue de Shakespeare, est la branche de l’informatique dédiée à la prise de décision basée sur les données.

Sur le marché, vous trouverez une pléthore d’outils dédiés à la BI comme Power BI et Tableau entre autres. Malgré tout, le célèbre tableur de Microsoft, Excel, reste largement utilisé pour analyser les données d’entreprise et créer des tableaux de bord. La raison de ce succès intemporel vient des atouts d’Excel, que nous vous détaillons ci-dessous.

Quels sont les atouts d’Excel pour se lancer dans la BI ?

Peu importent le secteur ou la taille de votre entreprise, il est probable que vous croisiez l’interface verte d’Excel régulièrement. Dès lors que vos collaborateurs et vous commencez à discuter « data », il y a de fortes chances qu’un classeur Excel ne soit pas loin.

Si Excel séduit autant de décideurs et d’analystes, c’est à cause des 3 raisons suivantes :

  1. Excel est omniprésent en entreprise. Des ressources humaines en passant par la finance et le marketing, Excel est sur (presque) tous les PC de vos collaborateurs.
  2. Excel est facile à prendre en main par les utilisateurs métiers. Si vous avez déjà eu à proposer un logiciel à vos collaborateurs et que ceux-ci n’arrivaient pas à comprendre son interface, ce point est pour vous. Excel a le mérite d’être aisément utilisable par toutes les équipes sans nécessiter de coûteuses formations au préalable.
  3. C’est un excellent outil d’analyse et de visualisation de données. En ajoutant les 3 extensions Power Pivot, Power View et Power Query, vous avez entre les mains un outil décisionnel fonctionnel.

Mais que font ces 3 extensions ? Voyons-le tout de suite.

Les 3 extensions d'Excel

1. Power Pivot, l’extension qui rassemble toutes vos bases de données

Si vous êtes un utilisateur de longue date de Microsoft Excel, vous vous souvenez encore à quel point il était difficile d’utiliser plusieurs sources de données dans un seul tableau dynamique. Impossible aussi d’utiliser des informations venant des bases de données de Microsoft Access, Server SQL ou d’une page web. Même avec deux classeurs Excel, l’opération était technique et pénible.

Et c’est justement cette situation que résout Power Pivot : vous permettre de créer des relations entre diverses sources de données aisément.
Grâce à Power Pivot, vous avez la possibilité de rassembler vos données au sein d’un modèle de données unique appelé «cube virtuel». Il ne vous reste alors plus qu’à les présenter sous forme visuelle grâce à l’extension suivante.

2. Power View, l’extension de data visualisation

En matière de graphes, cartes interactives et de tableaux de bord, Excel ne brillait pas non plus. Basiques, peu dynamiques et avec un faible catalogue, les versions d’Excel pré-2013 étaient réputées pour des graphiques peu parlants.

Raison pour laquelle, dès Excel 2013 et SharePoint 2010, Microsoft a mis sur pied le plugin Power View, un add-on permettant (enfin) de visualiser les données de manière efficace et rapide. Il vous permet de créer des graphiques non seulement élégants, mais aussi interactifs et parlants !

3. Power Query, l’add-on de gestion des ETL 

Power Query est l’add-on de la firme de Redmond qui vous aide à gérer vos processus ETL (Extraction – Transformation – Chargement). Via Power Query, vous pouvez lier ensemble plusieurs bases de données hétérogènes avant de les envoyer à Power Pivot. En une seule requête en langage M, vous ordonnez à votre classeur Excel de rassembler des données issues de sources éparses.

Quelles sont les limites d’Excel pour la BI ?

À ce stade, vous vous en doutez sûrement. Si Microsoft propose une solution BI dédiée, Power BI, c’est parce qu’Excel possède des lacunes dans ce domaine. Et justement, voici 3 limites d’Excel qui vous font perdre du temps (et de l’argent) lors de vos opérations de BI.

1. Un nombre d’opérations manuelles trop élevé et de faibles capacités d’automatisation

Imaginez un instant… Vous avez sous les yeux plusieurs classeurs Excel identiques avec le même nombre de colonnes arborant les mêmes libellés. Seules les données varient d’un classeur à l’autre.

Après de rudes efforts et des heures de travail acharné, vous parvenez enfin à nettoyer, collecter et visualiser vos données. N’aimeriez-vous pas que ce processus soit répété automatiquement et rapidement sur toutes les feuilles restantes ?

Sur une solution dédiée à la BI telle que Power BI, cela aurait été automatique. Juste le temps de vous servir un café, et vos tableaux de bord seraient prêts. Malheureusement, sur Excel c’est impossible. Avec la fatigue et la répétition des tâches, votre entreprise et vous êtes exposés à un danger majeur : les erreurs d’analyses et d’interprétation.

2. Vous perdrez beaucoup de temps à faire des tâches que vous n’avez pas besoin de réaliser

Corollaire du point précédent, Excel vous fera perdre énormément de temps sur des actions basiques. Filtrer les données, les charger, créer des tableaux croisés dynamiques… autant de tâches à faible valeur ajoutée qui rongent le temps de travail de vos équipes.

Fatalement, cela se répercute sur le reporting. Vos rapports seront de moins bonne qualité… quand bien-même vos analystes travailleront plus.

3. Excel n’est pas pensé pour la création et le partage de rapports et de tableaux de bord

construction tableau de bord

Est-ce que vous aimez les mails avec des fichiers Excel volumineux en pièces jointes ? Probablement pas. Mais si vous décidez d’utiliser Excel pour analyser de larges volumes de données, vous n’aurez pas le choix : tout traitement sur un tableau de bord ne peut être fait qu’en présence des données sur lesquelles il s’appuie. Impossible donc pour vos collaborateurs et vous de travailler de manière efficace sur vos tableaux de bord.

Pire encore, absolument rien ne vous garantit que votre tableau de bord Excel soit synchronisé avec ceux de vos collaborateurs. Souvenez-vous, pour partager vos tableaux de bord, vous devez envoyer le classeur complet. De ce fait, aucune synchronisation n’est envisageable.

Excel est-il finalement un outil de BI ?

La réponse est oui. En un sens, Excel BI est une réalité. Si vous souhaitez analyser de petites quantités de données ou si vous débutez dans l’analyse de données, Excel sera suffisant. Mais vous atteindrez très vite les limites de Microsoft Excel, dès lors que vous manipulerez de plus gros volumes de données.

C’est pourquoi nous vous conseillons de vous tourner vers une solution de BI adaptée si vous souhaitez adopter la BI dans votre entreprise. Vous trouverez une pléthore de solutions BI sur le marché : Power BI Microsoft, Qlik Sense, MyReport ou encore le logiciel Tableau. Besoin d’aide pour choisir ? Découvrez notre comparatif BI ci-dessous.

Quelle est la différence entre Power BI et Excel ?

À première vue, Power BI et Excel se ressemblent : seules leurs couleurs permettent aux novices de les distinguer aisément.

Mais en allant plus loin, vous verrez d’énormes différences apparaître entre les deux produits de Microsoft. En voici quelques-unes : 

  • L’application PC de Power BI, Power BI Desktop, est gratuite, ce qui n’est pas le cas d’Excel.
  • Power BI s’appuie sur une technologie low-code pour simplifier le reporting des équipes métiers, là où Excel est généraliste. 
  • Avec Power BI, vous pouvez automatiser la collecte et le nettoyage de vos données, chose impossible à faire avec Excel.
  • Power BI est pensé pour présenter et partager des tableaux de bord collaboratifs et parlants, tandis qu’Excel excelle surtout dans l’exploration de données.
  • Power BI est redoutable quand il s’agit de visualiser les données grâce à la data visualisation, alors qu’il s’agit de l’un des talons d’Achille d’Excel. 

Envie de faire le point sur vos besoins réels en termes de BI ? Contactez-nous ci-dessous pour bénéficier de l’avis d’un de nos experts BI. Votre entreprise et vous êtes uniques, vos besoins le sont aussi.

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