- Renaud Vanelle, expert BI au sein du réseau Grant Thornton et ancien expert-comptable
- Thibaut Chesne, le directeur général de Report One (éditeur français de solutions BI comme MyReport)
- Régis Woirgard, responsable des activités BI chez Apogea (intégrateur de solutions de gestion et d’infogérance)
- Gaëtan Pruvost, responsable BI d’AGEO Assurances
Un état des lieux de la BI chez les PME
Un quart des PME ne procèdent à aucun reporting régulier. C’est ce qu’a constaté Grant Thornton dans le cadre de leur enquête de début 2021 auprès de 7 000 PME.
Et qu’en est-il de celles qui le font ? Quels outils utilisent-elles ? D’après cette même enquête, 3 PME sur 5 parmi celles qui produisent des reportings le font sur Excel. Le logiciel de Microsoft reste donc un outil de reporting très utilisé par les petites et moyennes entreprises d’aujourd’hui.
Que pensent-elles de leur reporting actuel ? Sur l’ensemble des PME interrogées, 3 sur 5 n’en sont pas satisfaites pour une variété de raisons. On pourrait être tenté de dire que ce sont les mêmes que celles qui disent utiliser Excel, mais ce n’est pas forcément le cas.
Elles citent spécifiquement les problèmes suivants :
- Leur reporting est trop chronophage et elles rencontrent un gros délai de latence dans leur extraction de données. Ce délai est problématique parce que la fraîcheur des données est cruciale : une donnée financière remontée plusieurs semaines après la clôture financière est beaucoup moins puissante.
- Elles n’ont pas confiance dans la fiabilité de leurs données. Cela peut particulièrement être le cas si elles font leur reporting sous Excel car le logiciel est facteur de risque du fait des saisies manuelles.
- Leur reporting ne leur donne pas un niveau d’information suffisant.
Ce sont des problèmes assez récurrents que nos clients nous disent également rencontrer dans leur reporting. Et c’est aussi pour répondre à ces mêmes problèmes que les solutions de Business Intelligence ont été développées.
Les bénéfices de la Business Intelligence pour les PME
Quelle différence l’utilisation d’une solution BI peut-elle réellement faire pour une PME au quotidien ? Elle présente une variété d’avantages pour le reporting d’une entreprise.
- C’est tout d’abord un gain de temps et de productivité conséquent. Un outil BI donne la possibilité de traiter une quantité importante de données de façon quasi-instantanée et donc d’accélérer leur reporting.
- Ensuite, la BI permet des analyses et des rapports plus riches. Comme le dit Régis Woirgard, « Un contrôleur de gestion non-équipé peut passer 80% de son temps à produire la donnée et seulement 20% à l’analyser. Il y a là une vraie perte de valeur ajoutée ! »
- Enfin, un logiciel BI peut garantir que vos données d’entreprise sont fiables et complètes.
- Ce sont tout d’abord le suivi de performance et le pilotage qui sont facilités. Ces solutions fiabilisent en effet les données et simplifient la construction de tableaux de bord. Et comme le dit Renaud Vanelle, « Sans tableau de bord, il est possible de rouler un moment mais il est impossible d’aller très loin. ».
- Ensuite, la Business Intelligence fait de vos données « un véritable allié et un support pour prendre les bonnes décisions » d’après Thibaut Chesne. C’est ce que constate Apogea sur le terrain. Leurs clients non-équipés leur disent avoir du mal à prendre des décisions éclairées parce que leurs données sont imparfaites.
- Pour finir, les solutions BI facilitent la coordination entre les dirigeants d’une entreprise ainsi que la synergie entre services (comme le commerce et le marketing). Tout simplement parce qu’elles les aident à choisir et suivre des indicateurs de performance communs.
C’est pour toutes ces raisons que la Business Intelligence constitue un avantage concurrentiel pour une entreprise, surtout dans le contexte actuel.
À quelles entreprises la BI s’adresse-t-elle ?
Elle s’adresse à toute entreprise qui manipule des données. Autrement dit ? À toutes, dans le monde d’aujourd’hui. Un outil de BI n’est pas une fin en soi mais un moyen de prendre les bonnes décisions. En effet, les données d’entreprise sont une véritable mine d’or mais leur manipulation est aussi chronophage que complexe.
Alors qu’est-ce qui explique qu’autant d’entreprises ne soient pas équipées d’une solution de ce type ? D’après Renaud Vanelle, c’est parce que leurs dirigeants ne savent pas qu’elles existent ou pensent qu’elles ne sont pas pour eux. Ils sont convaincus que ces solutions sont très chères et qu’elles ne s’adressent qu’aux grandes structures.
Mais comme le répète Thibaut Chesne, le directeur général de Report One, ce n’est pas le cas. La BI est accessible aux entreprises de toute taille. Elle nécessite bien un investissement non négligeable en temps et en argent, ce qui freine souvent les PME. Néanmoins, le retour sur investissement peut être rapide et phénoménal.
C’est ce que confirme Régis Woirgard en indiquant que les projets BI chez Apogea oscillent entre 15 000 et 30 000 euros. Leur déploiement prend en moyenne une dizaine de journées, mais tout dépend du périmètre.
Un exemple de projet BI : AGEO Assurances
AGEO Assurances est une entreprise de 300 salariés chez qui Apogea a mis en place une solution de BI, il y a 3 ans. Gaëtan Pruvost, leur responsable BI, explique qu’ils ont commencé par équiper leur direction financière. La solution y a rencontré un grand succès, ce qui les a poussés à l’étendre à d’autres équipes. Il pilote aujourd’hui une équipe de 40 utilisateurs BI à tous les niveaux de l’entreprise. Ce sont aussi bien des membres de la direction que des utilisateurs métiers.
L’impact concret de la solution sur leur activité ? Tout d’abord, leur temps d’extraction de données est passé d’une journée à 3 minutes. C’est un gain de temps conséquent qui a changé la vie de plusieurs de leurs services. De plus, il leur donne le temps de jouer avec les données, ce qu’ils n’avaient pas auparavant.
"Avoir accès aussi facilement aux données leur permet d'imaginer de nouveaux indicateurs, de croiser les données pour fournir des bases encore plus solides et imaginatives aux managers et dirigeants".
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