Difficile pour vous actuellement de suivre et d’évaluer précisément les performances de votre équipe commerciale ? On dirait que vous avez besoin d’un reporting commercial structuré. En effet, grâce au reporting commercial, vous aurez une vue globale des performances de votre équipe commerciale. Alors qu’est-ce qu’un reporting commercial ? Comment l’utiliser ? Quelles règles à respecter pour sa création ? Nous répondons à toutes vos questions.
Table des matières
Le reporting commercial : définition et buts
Le reporting commercial, c’est quoi ?
Le reporting commercial fait référence à l’activité de collecte et d’analyse de données liées aux activités et aux performances de la force de vente. Les données traitées dans le cadre du reporting commercial sont donc des données d’activité (rendez-vous pris, entretiens de suivi, etc.) et des données de performance commerciale (ventes réalisées, marges réalisées, etc.).
Le reporting commercial vous permet de mesurer, à la fois
- la performance individuelle de vos ingénieurs commerciaux
- et la performance commerciale globale de votre organisation par rapport aux objectifs commerciaux fixés.
De ce fait, le reporting commercial est un élément clé de la gestion de la force de vente utilisé par la direction commerciale et la direction générale. Il donne également à chaque commercial la possibilité d’évaluer ses propres performances et de les comparer à celles de ses collègues.
Les 3 piliers du reporting commercial : KPI, dashboards et rapports
1. Les indicateurs de performance commerciale
Ces indicateurs ou KPI (Key Indicator Performance) commerciaux vous permettent de d’évaluer quantitativement et qualitativement votre performance commerciale. Leur mission première est de vous aider à déterminer si vous avez atteint vos objectifs commerciaux.
Une multitude de KPI commerciaux existent, mais en voici quelques exemples :
- Le nombre de rendez-vous effectués : ce KPI assez simple révèle le nombre de rendez-vous réalisés par chaque commercial sur la période étudiée. Il permet d’analyser l’activité de la force de vente et de comparer ses membres entre eux.
- Le taux de conversion : cet indicateur correspond à la proportion de rendez-vous aboutissant à une vente. Ce KPI est utilisé spécifiquement pour évaluer les compétences de négociation des commerciaux.
- Le taux de rotation : ce KPI est utilisé pour évaluer le nombre de clients qui n’ont pas effectué de nouvelles commandes. Vous identifiez ainsi les problèmes potentiels liés à l’élévation des prospects, appelé également le lead nurturing.
2. Un tableau de bord commercial (ou dashboard commercial)
Un tableau de bord commercial est un outil de suivi des activités commerciales que vous pouvez utiliser pour surveiller et mesurer la réalisation de vos objectifs. Pour être pertinent et guider efficacement la prise de décision, un bon tableau de bord doit être non seulement visuel et synthétique, mais aussi facile à lire.
Imaginez tout simplement un tableau de bord d’avion. Il présente de façon visuelle les indicateurs-clés pour le pilotage de l’appareil. C’est grâce à lui que le pilote sait comment il progresse vers son objectif final et s’il est face à un problème. Le dashboard commercial vous aide à repérer les opportunités qui nécessitent une attention immédiate. Avec une vue complète et précise, vous pouvez identifier la source des problèmes potentiels et agir rapidement pour aider votre équipe à atteindre ses quotas.
Un tableau de bord créé avec MyReport
Vous pouvez par exemple disposer des tableaux suivants :
- Le tableau de bord commercial prévisionnel. Vous avez un aperçu complet des opportunités potentielles, des pipelines et des transactions dans une seule vue.
- Le tableau de bord des ventes par région. En termes de création et d’attribution des territoires de vente, une approche proactive peut améliorer les performances des vendeurs. En gardant les mêmes ressources, une meilleure attribution des territoires peut augmenter les ventes de 2 à 7 %. Cela permet d’équilibrer plus facilement les charges de travail sur le terrain et d’identifier les opportunités inexploitées.
- Le tableau de bord de pipeline des ventes. Utilisez ce tableau de bord pour vérifier l’état et la progression de votre pipeline commercial. Vous pouvez séparer les données et afficher le pipeline par étape d’opportunité, KPI, volume, période ou vendeur spécifique.
Le tableau de bord commercial ne doit pas être confondu avec les rapports d’activité, qui sont des outils de pilotage destinés surtout aux décideurs.
3. Le rapport commercial
Et pour finir voici, le dernier membre du trio : le rapport commercial ! Destiné avant tout aux directeurs commerciaux et à la direction générale, il présente une analyse détaillée de la performance commerciale. Il peut être général ou consacré à un aspect spécifique de celle-ci, comme la satisfaction des clients liées aux produits et aux services que vous proposez.
Le rapport donne un aperçu de l’efficacité des stratégies de vente et aide les responsables commerciaux à déterminer comment apporter les changements appropriés pour maximiser les ventes. C’est pourquoi il est important que ces rapports soient partagés avec le service marketing. Un partage d’informations plus fluide est un élément-clé pour renforcer les synergies entre le commerce et le marketing.
Quels sont ses bénéfices ?
Le principal avantage du reporting commercial est de faciliter le pilotage commercial, autrement dit le pilotage de la performance commerciale. Le but de cet outil n’est pas de sanctionner, mais d’aider chacun à s’améliorer grâce à des informations fiables. En effet, la vente est avant tout un travail d’équipe.
- Tout d’abord, les managers commerciaux peuvent mieux évaluer les performances de leur équipe. Ainsi, le reporting commercial facilite et fiabilise leur prise de décisions au quotidien.
- Ensuite, la direction commerciale et la direction générale peuvent ajuster la stratégie commerciale en fonction des résultats observés. Le reporting commercial peut indiquer des risques dans les mois à venir ainsi que des tendances sur vos marchés ou chez vos prospects. En bref, vous avez la clé pour prédire l’avenir et déterminer la possibilité de réévaluer les offres et les scénarios de vente.
- De plus, en façonnant vos données et en les rendant compréhensibles pour tout le monde, vous aidez l’ensemble de l’équipe commerciale à améliorer ses résultats à long terme. Entre l’acquisition de clients, la gestion de la relation client et le suivi des comptes, la charge de travail des commerciaux peut être écrasante. Ce reporting leur permet d’analyser leurs performances et de concentrer leurs efforts là où ils en valent le plus la peine.
- Enfin, ce reporting aide les dirigeants de l’entreprise à fournir aux actionnaires des statistiques fiables et une vision claire de la performance commerciale. Sans reporting commercial, pas de vue d’ensemble de votre activité commerciale.
Quels sont les outils de reporting commercial ?
Il existe de nombreux outils de reporting commercial, principalement classés en 2 catégories :
- Les tableurs comme Microsoft Excel et Google Sheets ;
- Les logiciels de Business Intelligence (BI) et de reporting comme Power BI de Microsoft, Qlik Sense de Qlik ou MyReport BE de MyReport (anciennement Report One).
D’un côté, un tableur simple comme Excel peut être un outil de reporting efficace si vous avez peu d’indicateurs et des besoins d’analyse limités. Il est facile à configurer, à mettre en œuvre et à déployer puisque la majorité des entreprises en sont équipées et savent l’utiliser. Cependant, ces tableurs d’ordre général manquent cruellement de sécurité, de fiabilité et de puissance.
De l’autre, les solutions de Business Intelligence commerciale réunissent les avantages d’un tableur sans en avoir les inconvénients. Elles vous permettent aussi de collecter, de nettoyer, d’analyser et d’illustrer vos données d’entreprise pour créer des rapports et dashboards. Cependant, elles le font de façon fiable et plus efficace car elles automatisent ces opérations en partie. Certes, elles requièrent l’adoption d’un nouvel outil et un nouvel apprentissage. Mais elles permettent de réellement passer un palier en matière de reporting d’entreprise.
Comment mettre en place un reporting commercial de qualité ?
1. Déterminez vos objectifs et vos indicateurs commerciaux
Cela n’a aucun sens de commencer à concevoir un reporting commercial de qualité sans avoir préalablement défini vos objectifs commerciaux pour la période à venir. Souhaitez-vous augmenter vos ventes ? Recruter plus de nouveaux clients ? Vous implanter sur de nouveaux marchés ? Les indicateurs à suivre découleront alors d’eux-mêmes.
La quantité n’est pas synonyme de performance. Nous vous recommandons de vous concentrer sur une sélection d’indicateurs significatifs, pas plus de trente pour rester efficaces. Cette sélection comprend :
- des indicateurs quantitatifs (ventes, marges, nombre d’appels effectués, etc.)
- et des KPI qualitatifs (niveau de satisfaction client, note de votre entreprise sur Google, etc.).
De plus, ces indicateurs doivent intégrer la notion de temps et prendre en compte le court et moyen terme pour mesurer l’avancement du cycle de vente. En d’autres termes, combinez des mesures hebdomadaires et mensuelles pour mieux vous projeter.
2. Localisez et collectez vos données commerciales
Cette étape peut être chronophage. Il s’agit ici d’identifier les données d’activité dont vous avez besoin afin de les localiser. Peut-être sont-elles stockées dans votre logiciel CRM ou dans le module de gestion commerciale de votre logiciel ERP ? Ou encore, comme souvent, dans un tableau Excel ?
Pour pouvoir avancer dans votre reporting, il vous faut rassembler et nettoyer ces données. Le meilleur moyen pour le faire rapidement est de vous appuyer sur des outils de Business Intelligence. En automatisant le processus de collecte et d’analyse, ils vous aident à agréger les données, leur donner un sens, les lire et les comprendre plus rapidement.
Nous ne pouvons que vous conseiller de créer une base de données commune pour rassembler l’ensemble des données commerciales nécessaires à votre reporting commercial. Il est impératif que cette base reste fiable et à jour dans le temps. Cependant attention à ne pas vous noyer sous une montagne d’informations. Ne collectez que les données dont vous avez réellement besoin.
3. Définissez la forme de votre reporting
Une fois que vous avez sélectionné les informations nécessaires, vous avez fait la moitié du chemin. Il est maintenant l’heure de déterminer la forme que vous voulez donner à votre reporting commercial. Car à chaque entreprise son reporting !
- Quels indicateurs avez-vous besoin de suivre du fait de votre stratégie et de votre plan d’action commercial ?
- De quels rapports voulez-vous disposer ? A quelle fréquence ? Sur quels sujets ? Pour qui ?
- Quels dashboards souhaitez-vous créer ? Sur quels sujets ? Pour quels destinataires ?
- Vous devez aussi décider qui a accès à ces rapports et dashboards et qui est responsable de les créer.
- Enfin, quels moments de partage souhaitez-vous mettre en place pour faire le point sur votre performance commerciale ? Il vous faudra des moments d’échange au sein de la direction et au sein du département commercial.
L’important est que chaque destinataire puisse comprendre vos supports de reporting, qu’ils soient experts ou novices dans le domaine. Une bonne compréhension nécessite également une contextualisation approfondie, telle que des commentaires, des légendes et des couleurs appropriées pour mettre en évidence les points clés. Donnez à vos équipes toutes les chances de comprendre parfaitement les informations que vous souhaitez partager.
4. Formez à l’utilisation de vos supports de reporting
Si vos commerciaux ne les utilisent pas, l’utilité de vos supports de reporting sera limitée. Ceci implique qu’il faut
- qu’ils soient compréhensibles par tous et pensés pour leur public-cible,
- que leur interface soit interface simple, intuitive, ergonomique et agréable
- et que votre force de vente soit suffisamment formée à leur utilisation.
Ne devez-vous former que votre équipe ? La direction ? Ou d’autres départements de l’entreprise ? Le meilleur outil, les indicateurs les plus adéquats avec des données fiables et actualisées ne serviront à rien s’ils ne peuvent être compris et interprétés. Ceci renforcera l’engagement, les interactions et la responsabilité de chaque personne concernée et formée.
Pour accompagner au mieux le développement de votre organisation, n’hésitez pas à revenir à fréquence régulière sur vos KPI et sur les besoins de vos destinataires.
