La Business Intelligence devient un levier populaire d’optimisation du pilotage d’entreprise et ses outils se multiplient. Mais pour lancer un projet de Business Intelligence (BI) solide, il faut bien le préparer et passer par 7 étapes clés. Découvrez les recommandations de nos experts en BI.
Les 4 fonctions des outils de BI
L’utilisation d’une solution BI dédiée permet d’éclairer la prise de décision dans une entreprise grâce à l’analyse de ses données. Chaque outil de Business Intelligence comprend les 4 fonctions suivantes :
1) La collecte, le formatage, le nettoyage et la consolidation des données : c’est la phase d’alimentation avec les outils ETL (Extract Transform Load) qui permettent de gérer les flux de données et d’automatiser ces traitements.
2) Le stockage des données dans un espace spécialisé, l’entrepôt de données.
3) La distribution des informations : c’est la phase au cours de laquelle l’accessibilité des informations est facilitée selon les fonctions et cas d’usages.
4) L’extraction et l’exploitation des données : c’est la 4ème et dernière étape durant laquelle les utilisateurs finaux interviennent pour analyser et interpréter les données via des outils OLAP (Online Analytical Processing), de data mining, de reporting et de visualisation.
7 étapes clés pour déployer votre solution BI
Comment être sûr(e) de réussir le déploiement de votre logiciel décisionnel ? En suivantes les 7 étapes ci-dessous.
Étape 1 : Identifiez vos besoins décisionnels
Pour bien déployer une solution BI, commencez par faire un état des lieux des exigences et des besoins en matière d’outils décisionnels au sein de votre organisation. Nous vous conseillons donc de procéder à un audit de vos besoins de votre Système d’Information (SI) en place. Cela vous permettra d’évaluer clairement le périmètre de votre projet de BI.
Vous serez ensuite en mesure de rédiger votre cahier des charges BI pour guider votre projet. Vous pourrez également mobiliser en amont tous les futurs utilisateurs de la solution BI choisie pour bénéficier de leur soutien.
Étape 2 : Définissez la liste des fonctionnalités-clés de votre solution BI
Tout bon projet décisionnel commence par des fondations solides et structurées. C’est pourquoi nous vous conseillons de dresser la liste de vos besoins en termes de :
- Sécurité, en créant différents niveaux de permissions pour vos utilisateurs ;
- Accessibilité et flexibilité de votre outil pour rendre l’information accessible, notamment sur mobile ;
- Personnalisation de la vue des tableaux de bord en fonction des utilisateurs ;
- Indicateurs de performance, pour la production de vos tableaux de bord ;
- Travail collaboratif, pour faciliter le partage d’informations et le reporting ;
- Connectivité, avec toutes vos différentes sources de données ;
- Compatibilité, pour s’adapter à tous vos systèmes d’exploitation et appareils.
Étape 3 : Déterminez vos indicateurs-clés
Après avoir établi la liste des fonctionnalités dont vous aurez besoin, choisissez les indicateurs sur lesquels vous concentrer :
- Les indicateurs de performance, pour suivre les résultats de vos équipes par rapport aux objectifs fixés (ex : le nombre de nouveaux clients). ;
- Les indicateurs d’alerte, pour faire remonter un dysfonctionnement ou anomalie dans votre activité (ex : une rupture de stock) ;
- Ceux de prédiction, pour anticiper vos actions (ex : le chiffre d’affaires annuel prévisionnel).
Étape 4 : Testez et choisissez une solution de BI
Investir dans un outil de Business Intelligence est une décision stratégique pour votre activité. Il est donc important de prendre le temps de le choisir et de suivre une méthodologie pour éclairer votre décision.
Les nombreuses solutions BI sur le marché, comme Power BI, Tableau ou MyReport, ont chacune leurs propres spécificités. Aucune ne conviendra à toutes les organisations.
Ne vous fiez pas seulement à leurs fonctionnalités. Prenez également en compte d’autres critères comme la facilité de prise en main par les métiers concernés, l’ergonomie ou encore l’adéquation de l’outil avec votre environnement technique.
Étape 5 : Paramétrez et implémentez votre solution de Business Intelligence
Pour continuer à déployer votre solution de BI, il vous faut maintenant l’installer en bonne et due forme. En prévision de cette étape, nous vous recommandons de définir une feuille de route pour la mise en œuvre de votre projet.
Prenez en compte le type d’implémentation que vous désirez et vos futurs enjeux de maintenance. Un mauvais paramétrage ou une mauvaise intégration pourraient conduire à des erreurs et compromettre l’usage de la solution choisie.
Étape 6 : Formez vos équipes
Votre projet décisionnel ne sera une réussite que si vos équipes adoptent pleinement la solution BI qui a été choisie. C’est pourquoi cette étape n’est pas à négliger.
La barrière technologique et culturelle des collaborateurs constitue souvent le plus grand frein à l’adoption d’un nouvel outil. Mais un manque de clarification des nouveaux processus autour de cet outil peut aussi poser problème. Prenez le temps de bien former vos équipes à utiliser votre nouvel outil BI pour garantir qu’il soit adopté.
Étape 7 : Mesurez l’adoption de votre solution de Business Intelligence
L’adoption d’un nouvel outil n’étant jamais immédiate, nous ne pouvons que vous recommander de la suivre dans le temps. Vous pourrez ainsi identifier vos axes d’amélioration et mettre en place une stratégie d’amélioration.
Vous pouvez notamment suivre de près :
- Le taux d’adoption de votre solution de BI et de ses différentes fonctionnalités ;
- L’indice de satisfaction des collaborations l’utilisant ;
- Le gain de temps dans la conception de vos rapports ;
- Les retours sur les réglages des outils, comme les tableaux de bord par exemple.
Vous avez des questions en tête ? Nous sommes à votre disposition pour y répondre. Vous bénéficierez de notre expertise d’intégrateur BI longue de plus de 20 ans. Nous avons déployé des logiciels BI chez une grande variété d’entreprises en France.
