Le secteur de la Business Intelligence, également appelée informatique décisionnelle, s’est développé de manière exponentielle ces dernières années. Il est bien parti pour poursuivre sa croissance. La stratégie d’entreprise doit désormais être axée sur les données, on parle alors de culture data-driven.
Le projet de Business Intelligence (BI) a pour but de doter l’entreprise de moyens et d’outils qui vont faciliter sa prise de décisions au travers d’analyse de données et de visualisations de tableaux de bord. Chaque projet BI est unique étant donné qu’il est lié aux données de l’entreprises et à ses indicateurs clés de performance. Il faut savoir que laa mise en place d’un projet de Business Intelligence est délicat.
Sa conduite se doit d’être rigoureuse et précise. Il convient donc de bien maîtriser les facteurs clés qui rendront possible son succès.
Au programme de cet article ....
Les étapes de la chaîne décisionnelle
Lorsque que l’on parle de mettre en place un projet de Business Intelligence, il est essentiel de garder à l’esprit que le projet devra permettre de structurer et d’automatiser la chaîne décisionnelle au travers de 4 étapes clés :
- L’étape de collecte de données. L’ensemble des bases de données doivent être collectées, qu’elles soient internes ou externe à l’entreprises. Ces différentes sources de données vont être consolidées via des ETL (Extract Transport Load) puis nettoyées et formatées.
- L’étape de stockage. Les données sont ensuite stockées dans un entrepôt de données ou datawarehouse.
- L’étape de restitution. Les données doivent pouvoir être restituées aisément et selon les profils utilisateurs. On parle alors de datamart. Cette phase comprend les rapports ad hoc, les rapports statistiques, les tableaux de bord, les cubes (OLAP)…
- La dernière étape est celle de l’analyse et de l’exploitation des données. Une fois les rapports générées, vos collaborateurs doivent être en mesure d’analyser les données, d’interpréter les informations pour prendre les bonnes décisions.
Quelles sont les différentes étapes d'un projet BI ?
Voici 6 étapes clés à prendre en considération pour réussir votre projet BI et déployer sereinement votre future solution BI.
1. Constituez votre équipe projet
Avant toute chose, il est important que vous fixiez la composition de votre équipe projet. Celle-ci doit tout d’abord compter un(e) chef(fe) de projet. Cette personne structure le projet et s’assure à chaque étape qu’il suit bien le cahier des charges initial.
Ce chef de projet ne doit bien sûr pas avancer seul ! Il doit être épaulé par des représentants des utilisateurs finaux, idéalement un représentant de chaque équipe métier concernée (Commerce, Marketing, Finance, RH, DSI etc.). Ces derniers l’aideront à avoir une vision complète des besoins quotidiens des utilisateurs métiers. Ainsi, l’équipe pourra maximiser les bénéfices de la solution BI adoptée. Il n’y a rien de pire que d’investir dans un logiciel décisionnel mais que ce dernier ne soit pas ou peu utilisé car il ne correspond pas aux besoins réels des utilisateurs.
Si vous avez besoin de plus de soutien et de l’avis d’un expert, vous pouvez également vous appuyer sur un intégrateur BI. Il s’agit d’une entreprise spécialisée dans l’intégration de logiciels BI en entreprise. Si vous ne disposez pas d’expérience en interne pour un projet de ce type, un intégrateur réduire considérablement le stress et l’incertitude qu’il génèrera. Il pourra aussi vous garantir que votre projet sera une réussite.
2. Définissez les besoins, les enjeux et le périmètre de votre projet BI
Afin d’être réellement efficace le projet BI doit être circonscrit en prenant en compte les besoins réels de l’entreprise ainsi que les enjeux au centre de l’amélioration de sa croissance. La Business Intelligence doit donc pouvoir s’adapter aux évolutions de l’entreprise. Il est aussi clé de poser la question des indicateurs dont vous aurez besoin et de leur pertinence.
Définissez clairement des usages concrets. A quoi devront ressembler vos tableaux de bord pour piloter aisément votre activité ? Quels sont vos indicateurs de performance ? Quel est le volume de données ?
Le choix de vos KPIs est fondamental pour la réussite de votre projet BI. Il faut mieux commencer sur un périmètre réduit pour mieux cerner vos besoins et ce en détail. Vous identifierez ainsi les sources de données externes dont vous aurez potentiellement besoin ou encore des fonctionnalités auxquelles vous n’aurez pas pensé : analyse prédictive, datamining… Les réponses à ces questions vous permettront de rédiger le cahier des charges BI de votre projet.
3. Adoptez un processus de gouvernance de la qualité des données
Comme les données sont au centre de tout processus de développement d’un projet BI, celles-ci doivent être de grande qualité. En fait, beaucoup de temps consacré au projet BI sera dédié au rassemblement et à la mise en forme de données tactiques comme stratégiques.
Il conviendra ainsi de se demander : est-ce que les données sont exploitables ? Où sont-elles stockées ? Comment les collecter, les organiser, les formater ?
Découvrez ci-dessous comment améliorer la qualité de vos données et mettre en place une stratégie de data quality (ou qualité des données).
4. Impliquez-vous dans le choix de l’architecture BI
L’architecture pour déployer une solution BI doit être choisie avec soin, et, si possible, par toute une équipe d’experts BI qui comprennent les enjeux de la démarche. Architecture BI cloud, architecture BI on-premise, que choisir ? Qu’est-ce qu’une architecture n-tiers ? Vous faut-il des ETL ? Toutes ces questions doivent alors être étudiées.
Votre architecture BI permettra ou non d’avoir une puissance calcul, de générer rapidement des rapports ad-hoc, de traiter de gros volumes de données, de bénéficier de mise à jour en temps réel en quelques secondes… Il s’agit là d’un choix déterminant notamment pour l’expérience utilisateur.
5. Choisissez la bonne solution BI
Le choix d’une solution BI est essentiel pour la bonne réussite du projet.
- Il est capital de passer en revue toutes celles qui correspondent à vos besoins réels. Nous vous conseillons de passer au crible les solutions du marché.
- Posez-vous la question des fonctionnalités indispensables, étudiez leur ergonomie et leur facilité de prise en main. Ensuite, regardez attentivement les possibilités de connexions à différentes sources de données.
- N’hésitez surtout pas à tester plusieurs solutions avant d’en adopter une. Impliquez vos utilisateurs finaux dans ces test pour être sûrs qu’elle correspond à leurs besoins quotidiens.
- Enfin, la réussite de votre projet dépend beaucoup de ceux qui le dirigent. D’une part, le chef de projet BI jouera un rôle clé en guidant le choix en fonction de la stratégie décisionnelle et des besoins de l’entreprise. D’autre part, vous faire accompagner par un prestataire spécialisé en BI pourra vous être très bénéfique. Il vous évitera les embûches classiques d’un tel projet.
6. Organisez le reporting et le partage de l’information
Votre solution BI devra donner un accès immédiat à des indicateurs avec des tableaux de bord visuels (diagrammes, jauges, …). Les données doivent être organisées, pertinentes et présentées clairement, dans le but de simplifier les cycles de décision. Aujourd’hui des fonctionnalités de datavisualisation ou de data storytelling permettent d’interpréter aisément les rapports.
Ces tableaux de bord ne valent que s’ils sont partagés par le plus grand nombre. Les fonctionnalités collaboratives et de partage de votre outil BI permettront de casser les silos en offrant un référentiel commun permettant d’aligner toutes les parties prenantes avec la stratégie d’entreprise.
7. Formez vos utilisateurs
La formation des utilisateurs de votre futur outil BI qui a été adoptée est capitale. Les fonctions, des plus simples ou plus complexes, doivent être parfaitement maîtrisées. Dans certains cas, certaines de ces fonctions ne seront utilisées que par des services bien définis. Elles doivent devenir une ressource d’entreprise à part entière. Pour vous garantir l’adoption de votre outil BI, n’hésitez pas à investir dans la formation utilisateurs mais aussi dans la conduite du changement. Impliquez les parties prenantes dès le début du projet BI.
Les 5 causes d’échec les plus courantes pour un projet BI
Le parcours pour le déploiement réussi d’un projet de Business Intelligence est semé d’embuches. En effet, de nombreux échecs sont constatés, ils sont souvent dus à des erreurs communes. Pour les éviter voici une liste, non exhaustive, de celles qui sont le plus couramment constatées.
#1. Vous commencez par choisir l’outil BI
Il ne faut pas se précipiter pour acquérir l’outil BI miracle censé résoudre tous vos problèmes et qui va conduire l’entreprise à un renouveau de croissance. Il faut plutôt prendre le temps de réfléchir sur les besoins à satisfaire, les données et utilisateurs ainsi que sur l’architecture BI à adopter.
#2. Vous ne sollicitez pas les utilisateurs finaux
Si les utilisateurs des outils de Business Intelligence que vous allez mettre en place ne sont pas consultés pour leur déploiement, l’échec est garanti. En fait, tous les utilisateurs concernés doivent s’approprier le projet BI afin qu’il réussisse. Ils doivent être concernés, formés et directement impliqués dans le projet BI.
#3. Vous ne réfléchissez pas à vos indicateurs et n’utilisez pas d’indicateurs-types
Les indicateurs sont les signaux qui vous alertent sur les conduites à tenir en réponse aux retours d’informations procurés par les outils BI. Ainsi, ils doivent être choisis avec soin avant même l’acquisition de votre logiciel de business intelligence. Ne réinventez pas la roue. De nombreux indicateurs-types existent déjà et sont commun à de nombreuses entreprises pour vos tableaux de bords.
#4. Vous ne nettoyez pas vos données et les placez toutes dans un datawarehouse
Plus vos données sont fiables, structurées, prêtes à l’emploi, plus les résultats procurés par les outils de BI seront significatifs. Il est donc dangereux, chronophage et coûteux de placer pêle-mêle toutes les données de l’entreprise dans un datawarehouse fourre-tout.
#5. Vous ne mettez pas en place une méthodologie projet et une équipe dédiée
Un projet BI peut s’avérer complexe. Quelle que soit sa taille, son succès dépend étroitement de la mise en place d’une méthodologie rigoureuse. Elle doit être servie par une équipe dédiée bien au fait des tenants et des aboutissants d’un projet décisionnel. Vous avez peu d’expérience en interne de ce type de projet ? N’hésitez pas à faire appel à un intégrateur BI pour vous faciliter la vie.
Ce prestataire spécialisé pourra vous aider à intégrer votre solution BI efficacement en tenant les délais et le budget choisis. Prendre en charge cette intégration seuls si vous n’avez aucune expérience dans la matière peut vous conduire à faire des erreurs coûteuses en temps et en argent. Nous intégrons des solutions de Business Intelligence et de reporting dans des entreprises françaises depuis plus de 20 ans. Si vous ressentez le besoin de vous faire accompagner de plus près, n’hésitez pas à prendre contact avec nous ci-dessous.
Besoin de plus de conseils et d’accompagnement pour être sûrs de réussir votre projet BI ? N’hésitez pas à nous contacter ci-dessous pour faire le point avec un de nos experts en Business Intelligence.
