Le reporting et le tableau de bord sont deux outils fondamentaux en matière de pilotage d’entreprise et d’aide à la décision. Mais ils sont aussi très souvent confondus ! Parce que les limites entre ces deux outils de pilotage sont assez floues. Envie d’en avoir le cœur net, une bonne fois pour toutes ? C’est parti !
Reporting et tableau de bord : leurs définitions
Pour faire face à la concurrence, l’entreprise doit mettre en place un pilotage efficace. Deux outils lui permettent d’atteindre cet objectif : le reporting et le tableau de bord. Pour être sûrs de ne pas les confondre, commençons par faire le point sur leurs définitions.
Qu’est-ce que le reporting ?
L’expression “reporting” a un double sens. Elle désigne tout d’abord un document ou rapport élaboré dans une entreprise pour faire le point sur une action menée sur une période précise. Mais elle évoque aussi le processus de récolte et d’analyse de données mis en place pour permettre la production de rapports et de tableaux de bord. Dans le premier cas, on parle d’un reporting, au sens d’un rapport. Alors que pour le deuxième, c’est plutôt du reporting qu’il s’agit.
Il existe d’ailleurs une grande variété de reportings. À chaque service les siens ! Ils sont produits périodiquement pour informer le ou la responsable de service ainsi que la direction.
Un reporting peut être généré soit à la main, soit avec le support d’un outil dédié : le logiciel de reporting. Aussi appelé une solution de Business Intelligence (ou solution BI), il prend en charge la collecte, la fiabilisation, l’analyse et la restitution de vos données d’activité. Cela évite les erreurs inhérentes au reporting manuel et permet à l’opérationnel de fournir un reporting plus rapidement.
Qu’est-ce que le tableau de bord ?
Comme le tableau de bord d’un avion, celui d’une entreprise a pour but de l’aider à se piloter. En effet, il présente les indicateurs de performance clés (ou KPI) d’une équipe ou d’une entreprise, à travers une série de graphiques. Aussi appelé « dashboard », il peut être opérationnel ou stratégique.
Il s’adresse aux équipes métier et à leurs responsables, plutôt qu’à la direction. Son but est qu’ils puissent comprendre leur performance en temps réel et en un coup d’œil. Ainsi, chaque service dispose de plusieurs tableaux de bord spécialisés illustrant leurs KPI.
Une équipe commerciale peut par exemple avoir :
- Un tableau de bord commercial détaillant les résultats par région
- Un tableau par commercial
- Mais aussi un tableau de bord des opportunités en cours
La construction de tableau de bord se fait généralement sur Excel, dans un logiciel de gestion ou avec une solution de Business Intelligence. Cependant, les tableaux de bord les plus fiables et puissants ne peuvent être créés qu’en passant par une solution BI.
Reporting et tableau de bord, leurs différences
Alors pour résumer, qu’est-ce qui différencie reporting et tableau de bord ? 3 choses : leur format, leur longueur et leur objectif. Et c’est ce qui fait qu’ils ne sont pas concurrents mais complémentaires.
1. Leur format
Leur différence la plus flagrante, c’est leur format. Le tableau de bord, comme son nom l’indique, se présente sous forme de tableau. Il est illustré par des visualisations graphiques détaillant des indicateurs-clés, du texte, des images et des chiffres-clés. Il est diffusé sur un document à part (Excel, PowerPoint) ou intégré dans une interface (CRM, ERP, outil de Business Intelligence…).
Le reporting, quant à lui, se présente sous forme d’un document, rassemblant des graphiques d’illustration et du texte. Ils sont généralement produits sous forme de document Word, de présentations sur PowerPoint ou de documents PDF.
2. Leur longueur
Outre le format, reporting et tableau de bord présentent aussi des différences au niveau de leur longueur. Le premier s’étale sur plusieurs pages. Il donne une vision très détaillée des impacts des actions menées par l’entreprise. Ce document présente les résultats des analyses faites sur ses données d’activité. Il est donc assez long, ce qui n’est pas le cas du tableau de bord.
En effet, celui-ci doit tenir sur un seul écran avec un nombre limité de KPI pertinents. Les spécialistes recommandent de suivre 5 à 10 indicateurs de performance par tableau de bord. Au-delà, il sera compliqué de les suivre efficacement. Le tableau de bord donne une vision synthétique de performance à un moment M pour aller droit au but.
3. Leur objectif
Enfin, les deux outils ont une mission différente et complémentaire.
D’un côté, le reporting est principalement destiné aux directeurs de services et à la direction de l’entreprise. Il leur offre une vision détaillée de l’impact des actions menées par chaque équipe sur une période déterminée par rapport aux prévisions. Cela leur permet d’étudier une problématique en profondeur. Ensuite, ils pourront piloter ces actions avec plus de faciliter et les optimiser à long terme.
De l’autre, le tableau de bord est destiné aux services eux-mêmes et aux managers. Il leur donne les indicateurs les plus importants et leur niveau en temps réel pour permettre des décisions rapides. Concrètement, cet outil décisionnel a une visée à court terme.
Reporting et tableau de bord, comment les associer pour un pilotage puissant ?
Vous l’aurez compris, le reporting et le tableau de bord sont tous deux indispensables dans le cadre du pilotage d’entreprise. Comment les combiner pour être sûrs d’en tirer le meilleur pour votre organisation ?
1. Centralisez et fiabilisez vos données
Reporting et tableau de bord ont un point en commun fondamental : ils ne sont puissants que s’ils s’appuient sur des données d’activité complètes, fiables et de qualité. C’est pourquoi il est crucial que chaque entreprise effectue un travail sur ses données :
- En les centralisant
- En les nettoyant
- Et en les structurant
Le but sera de les rendre les plus représentatives possible pour qu’elles servent la croissance de la structure. Dans le cas contraire, elles induiront vos collaborateurs en erreur.
Si vous rencontrez des problèmes dans votre collecte des données, optez pour un outil de reporting afin de l’automatiser. Vous pourrez également les nettoyer et les analyser de façon simplifiée.
2. Définissez clairement leur mission dans votre entreprise
Il faut vous assurer que reporting et tableau de bord ne se marchent pas sur les pieds. Tous vos collaborateurs doivent savoir les différencier et les utiliser à bon escient. Il faut que chacun sache sur lequel s’appuyer dans quel type de situation.
Pour ce faire, nous vous conseillons de leur donner à chacun un cadre propre à votre entreprise. Définissez leur forme, leur niveau de détail, leur fréquence et leurs destinataires. Cela vous permettra de dissocier les deux supports tout en faisant en sorte qu’ils concourent au pilotage efficace de l’entreprise.
Si la mise à jour des tableaux de bord et votre reporting sont trop chronophages pour vos équipes, vous pouvez les automatiser en passant par une solution BI. Besoin de conseils en outils BI ? Vous avez une question sur votre reporting ? N’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec l’un de nos experts BI.
