Le suivi efficace des résultats des actions commerciales demeure un grand défi pour les directeurs commerciaux ainsi que pour leur force de vente. Pour avoir des informations complètes afin de décider des actions commerciales à mener, il leur faut des outils fiables.
Parmi les outils d’efficacité commerciale qui s’offrent à eux, on peut citer le tableau de bord commercial. C’est un atout de choix pour faciliter le pilotage commercial et le reporting commercial d’une entreprise. À quoi ressemble un tableau de bord commercial ? Quels indicateurs commerciaux inclure ? Et comment construire un tableau de bord efficace ?
Un bon tableau de bord commercial, c’est quoi ?
Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial ?
Un tableau de bord commercial ou “sales dashboard” en anglais est un outil de pilotage de l’activité commerciale d’une entreprise. Il s’agit d’un tableau qui présente sous forme de graphiques une sélection de ses indicateurs de performance commerciale. Un indicateur ou KPI Commercial, c’est par exemple le nombre de prospects générés ou encore le nombre de rendez-vous clients faits sur le mois.
Le but de ce tableau de bord est d’aider l’équipe commerciale à suivre ses performances par rapport à ses objectifs commerciaux. Il est utilisé avant tout par le ou la responsable commercial(e) et sa force de vente. C’est pourquoi on considère qu’il fait partie des outils de Business Intelligence commerciale.
Il existe une variété de tableaux de bord commerciaux plus ou moins spécialisés. Parmi ceux-ci, on peut citer : le tableau de bord de prospection, le tableau de bord de suivi mensuel des ventes et le tableau de bord de rétention des clients.
Un bon tableau de bord commercial est non seulement visuel, mais surtout synthétique et simple à lire. C’est ce qui va lui permettre d’être pertinent et aider efficacement les décideurs dans leurs choix.
Pourquoi se doter d’un tableau de bord commercial ?
Le tableau de bord commercial offre des avantages de taille aux entreprises.
- Il aide la direction commerciale à suivre plus simplement et efficacement la performance individuelle de la force de vente. Cela leur permet de mieux gérer chaque commercial(e), chaque région et chaque produit selon ses résultats.
- Il bénéficie aussi aux commerciaux eux-mêmes en leur offrant une vision claire et précise de leurs résultats. Ils ont ainsi la possibilité d’ajuster leurs actions pour atteindre leurs objectifs.
- De plus, il offre à la direction générale une vue sur les résultats commerciaux de la période, une variable importante de la stratégie d’entreprise.
- Ainsi ce tableau permet une meilleure diffusion de l’information commerciale ainsi que des gains d’efficacité et une prise de décision simplifiée.
Quels indicateurs utiliser dans votre tableau de bord commercial ?
Les indicateurs de performance commerciale ou KPI Commerciaux constituent la base du tableau de bord commercial. Nous vous recommandons que vos indicateurs commerciaux soient :
- Clairs pour tous
- Sélectionnés par l’équipe commerciale et son directeur ou sa directrice
- Limités en nombre par que chaque tableau de bord reste synthétique
- Évolutifs afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise et à ses priorités
1. Les indicateurs liés aux objectifs commerciaux
Pour commencer, partez de vos objectifs commerciaux pour choisir des indicateurs qui vous permettront de dire si vous les avez atteints. Par exemple :
- Si vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaires de 5%, votre KPI sera le taux d’augmentation de votre CA
- Si vous souhaitez mieux fidéliser votre clientèle, vous pourrez suivre votre taux de renouvellement de contrats
- Si vous souhaitez améliorer votre relation client, vous pourrez vous concentrer sur votre CSAT (Customer Satisfaction Score)
2. Les indicateurs liés aux actions commerciales lancées
Ces indicateurs doivent permettre d’évaluer rapidement l’impact des actions commerciales lancées. L’objectif ? Ajuster ces actions si leur impact n’est pas suffisamment bénéfique.
Ainsi, vous pouvez inclure dans votre tableau de bord commercial les indicateurs opérationnels suivants :
- Le nombre d’appels téléphoniques passés
- Le nombre de rendez-vous clients effectués
- Le nombre d’opportunités en cours de négociation
3. Les indicateurs liés aux résultats commerciaux
En lisant un tableau de bord commercial, on doit pouvoir faire une analyse incontestable et fiable des résultats obtenus. Il présente une variété de KPI de résultats commerciaux comme :
- Le volume total de ventes
- Le chiffre d’affaires total, par région et par commercial
- La marge commerciale totale
- Le niveau de satisfaction de la clientèle
Comment créer un tableau de bord commercial efficace ?
1. Définissez vos objectifs commerciaux
Le tableau de bord commercial est propre à chaque équipe commerciale car il est construit sur les objectifs commerciaux visés pour la période. Pour construire un tableau de bord efficace, commencez par définir clairement et précisément vos objectifs commerciaux.
Il peut par exemple s’agir d’un objectif en matière de :
- Chiffres d’affaires sur le trimestre
- Nombre de nouveaux clients acquis
- Nombre de contrats renouvelés
Sans objectifs clairs, impossible de choisir des indicateurs de performance commerciale pertinents.
2. Choisissez vos indicateurs de performance commerciale
Le tableau de bord commercial doit permettre de prendre des décisions rapidement. Pour ce faire, il est important qu’il soit synthétique à travers une bonne sélection des indicateurs clés de performance.
Comme on dit, « trop de données, tue la donnée ».
- Nous vous conseillons de choisir entre 5 et 10 KPI par tableau de bord commercial pour qu’il soit exploitable, aéré et lisible.
- De plus, nous vous recommandons d’anticiper les différents tableaux que vous souhaitez créer. Sélectionnez les KPI que chacun présentera.
3. Créez un tableau de bord parlant
Maintenant que vous avez vos objectifs et vos indicateurs en main, il est l’heure de créer votre tableau de bord. Pour ce faire, une variété d’outils de reporting s’offre aux entreprises.
- Il y a bien sûr Excel. Le logiciel de Microsoft reste très utilisé aujourd’hui mais il suppose des risques en matière de reporting. Parce qu’il s’appuie surtout sur une gestion manuelle et peu structurée des données, les données générées peuvent être inexactes ou périmées.
- Si vous souhaitez garantir la fiabilité de vos données, disposer de tableaux de bord pré-paramétrés et automatiser la mise-à-jour de vos tableaux, nous vous conseillons de vous appuyer sur une solution de Business Intelligence (Power BI Microsoft, Qlik Sense, Tableau…). Pour en savoir plus, découvrez notre sélection d’outils BI.
- Les logiciels de gestion, comme les CRM ou les ERP, proposent aussi souvent la possibilité de construire des tableaux de bord.
Une fois votre outil choisi, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans la construction de tableau de bord ! Attention n’oubliez pas d’adapter la forme de chaque tableau à son public. Un tableau de bord qui n’est pas lisible par sa cible ne sert à rien.
4. Diffusez votre tableau de bord commercial
Et un tableau de bord commercial qui n’est pas diffusé auprès de son public-cible ne sert à rien non plus. Ne partez pas du principe que ses membres vont le chercher ou tomber dessus.
- Assurez-vous plutôt qu’ils en aient connaissance
- Qu’il s’intègre facilement dans leur routine quotidienne
- Et qu’ils sachent où le trouver et comment s’en servir
Vous pouvez par exemple envoyer un rappel hebdomadaire par mail à chaque commercial de consulter ses tableaux de bord. Vous pouvez aussi intégrer ces tableaux de bord directement dans leur CRM Commercial pour qu’ils restent à portée de main.
5. Automatisez vos tableaux de bord
La cerise sur le gâteau du tableau de bord, c’est l’automatisation. La solution de Business Intelligence vous offre la possibilité d’automatiser
- La collecte et la préparation de vos données
- L’analyse de vos données
- L’actualisation en temps réel de vos tableaux de bord
Découvrez 3 exemples de tableau de bord commercial
1. Le tableau de bord du pipeline des ventes
Ce tableau de bord commercial trouve toute son utilité lorsque vous désirez connaitre l’évolution et le statut de votre pipeline commercial. Il inclut les indicateurs suivants :
- Le nombre d’opportunités en cours
- La nombre d’opportunités par région et par commercial
- La proportion et la quantité d’opportunités à chaque stade du pipeline
- La durée moyenne entre l’acquisition d’un SQL (Sales Qualified Lead) et sa signature
Ce tableau de bord est spécifiquement destiné aux responsables commerciaux. En effet, il leur indique où il leur faut agir pour augmenter les ventes et fluidifier le pipeline. Ils peuvent par exemple repérer les opportunités « chaudes » nécessitant une réaction rapide.
2. Le tableau de bord de prospection
Le tableau de bord de prospection aide à la gestion des leads et à la prospection. Il vous permet de prioriser les actions en suivant l’importance, le potentiel et l’urgence des clients.
Ce tableau de bord comporte de nombreuses données dont :
- Le nombre de prospects générés sur la période
- La proportion de prospects perdus
- Le nombre de rendez-vous clients effectués
- Le taux de conversion d’un prospect en client
3. Le tableau de bord de prévision des ventes
Ce type de tableau de bord commercial synthétise les prévisions de ventes sur la période à venir par rapport aux objectifs. Il présente :
- Les ventes en volume du trimestre par rapport au trimestre et à l’année précédents
- Le détail des prévisions par région
- Le chiffre d’affaires visé pour la période
Le management commercial dispose ainsi d’une vision claire de l’écart entre les prévisions et votre performance actuelle. Il a donc l’assurance de prendre des décisions commerciales éclairées et basées sur des données fiables.
