Comment élaborer un tableau de bord RH ?
Le pilotage RH offre la possibilité d’un accompagnement de la fonction RH dans la gestion des talents et la valorisation du profil des employés. Le tableau de bord RH constitue un outil clé pour mener à bien ce pilotage. Mais comment le construire et quels indicateurs choisir ?
Table des matières
Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?
Avant de plonger dans le cœur du sujet, il est essentiel de comprendre le lien étroit entre les KPI, le reporting, le pilotage, et leur incarnation dans un tableau de bord RH. Cette fusion crée une synergie puissante, transformant les données brutes en insights stratégiques pour une gestion RH proactive et éclairée. Explorons comment ces éléments s’entrelacent pour optimiser la performance et la vision des Ressources Humaines.
Définition du tableau de bord pour les ressources humaines
Le tableau de bord Ressources Humaines est un outil de contrôle et de gestion des RH. Aussi appelé un tableau de bord social ou dashboard RH, il regroupe l’ensemble des informations et indicateurs de performance RH d’une société. Il donne aux équipes RH et aux DRH la possibilité de visualiser, d’analyser et de piloter facilement l’activité du capital humain. C’est pourquoi il est devenu le meilleur allié des responsables RH pour les aider à mettre en place un commandement RH efficace.
Si ce pilotage est aussi valorisé aujourd’hui, c’est qu’il évite au service RH et à la Direction Générale de gérer les ressources humaines à l’aveuglette. Grâce à lui, elles sont capables d’avoir une vision complète de leur situation actuelle et d’ajuster la politique RH selon les problématiques identifiées. Il peut par exemple les aider à identifier les compétences manquantes dans l’entreprise pour les nouveaux recrutements.
Tout le défi pour une administration efficace est de réussir à fixer des paramètres pertinents et à bien compiler les données RH de la société. Nous vous conseillons de vous équiper d’un éventail de tableaux de bord RH spécialisés pour faciliter votre gestion RH (GRH) : des tableaux de bord de suivi des embauches, de la masse salariale, des accidents du travail, de la formation, du turn-over… Ce seront de formidables outils d’aide à la décision.
Les avantages clés d’un dashboard RH
L’intégration d’un tableau de bord RH dans les stratégies de gestion des RH d’une entreprise apporte une multitude d’avantages significatifs. Ces derniers aident à optimiser les processus RH et à renforcer la prise de décision au sein de l’organisation :
Synthèse et clarté visuelle : Le dashboard RH simplifie la complexité des données RH, offrant une visualisation claire et rapide. Il permet une compréhension immédiate de la réussite des ressources humaines et la détection des éventuels dysfonctionnements sociaux.
Outil de communication interne efficace : Il sert de pont de communication entre les responsables RH, l’administration, et les employés. Il permet de partager des informations pertinentes de manière transparente et compréhensible.
Analyse précise basée sur des données : Les data chiffrées dans le dashboard permettent une analyse détaillée et précise. Cette caractéristique est essentielle pour évaluer l’impact des politiques RH et pour identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Support pour d’autres documents RH : Le dashboard RH est un support essentiel pour la création et la mise à jour d’autres documents RH importants tels que la Base de Données Économiques et Sociales (BDES), le bilan social, et les rapports RH.
Facilitation de la prise de décision : En offrant une vue d’ensemble actuelle de la situation des ressources humaines, le dashboard aide les responsables RH, la direction, et les managers à prendre des décisions éclairées et pertinentes, alignées sur la réalité de la PME.
Quels indicateurs choisir pour votre tableau de bord RH ?
Par définition, un indicateur RH est un outil conçu pour mesurer l’efficacité de la stratégie mise en œuvre par l’équipe des Ressources Humaines. L’objectif de ces précieux KPI est de faciliter la prise de décision et la supervision stratégique de l’entreprise.
Ces indicateurs sont aussi appelés Indicateurs Clés de Performance RH ou KPI en anglais. Ils sont suivis dans les tableaux de bord de gestion et couvrent une variété de thématiques. Ces indicateurs RH vont du climat social et de la rémunération à l’embauche ou encore à la formation des effectifs. Pour élaborer un dashboard RH puissant, nous vous recommandons de vous pencher particulièrement sur les KPI RH suivants.
1. Les indices RH de recrutement
Ils permettent d’évaluer le besoin en recrutement et la qualité du processus d’embauche d’une PME. Leur objectif est notamment d’éviter des embauches à l’aveuglette qui pourraient déboucher sur un échec. Ils incluent par exemple :
- Le niveau de satisfaction vis-à-vis da la procédure d’embauche : Mesure l’expérience des candidats, essentielle pour attirer des talents de qualité et améliorer l’image de marque employeur.
- Le taux de rétention : Indique la proportion de nouvelles recrues restant dans l’entreprise après une période définie, reflétant la puissance de l’intégration et la pertinence des choix d’embauche.
- Le délai d’embauche : Le temps nécessaire pour combler un poste vacant. Un délai court peut signifier une grande réactivité, tandis qu’un délai long peut indiquer des défis dans le processus de recrutement.
- Le coût de recrutement : Comprend les dépenses associées à chaque embauche, un indicateur clé pour évaluer la réussite financière des stratégies RH.
2. Les indicateurs RH de formation et gestion de carrière
Il s’agit d’une palette d’informations liées aux formations data par la société et à la progression de ses collaborateurs. Ces paramètres regroupent notamment :
- Le taux de satisfaction vis-à-vis des formations : Calcule la réussite des programmes de formation selon la perception des employés.
- Le degrés de réussite des formations : Évalue l’impact des formations sur les compétences et performances des salariés.
- Le coût et la durée des formations : Examine l’investissement de l’entreprise en matière de formation et son adéquation avec les besoins organisationnels.
- Le pourcentage d’embauches internes : Indique la capacité de l’organisation à promouvoir ses employés, un aspect clé de la motivation et de la fidélisation.
- Les propositions de mobilité : Met en avant la proportion des salariés ayant bénéficié d’une proposition de mobilité sur les 12 derniers mois
3. Les paramètres de performance des talents
Ces KPI touchent plutôt à la productivité et à l’implication des effectifs de l’entreprise.
- L’évolution de la masse salariale : Suit les changements dans les coûts salariaux, un indicateur financier clé pour la gestion des ressources.
- La ventilation et la classification des hauts potentiels : Identifie et suit les employés à haut potentiel, essentiels pour la planification de la relève et la stratégie de développement.
- Le taux de turnover : Un indicateur de la satisfaction et de la rétention des salariés, avec un impact direct sur la continuité et la stabilité de la société.
- Le taux d’absentéisme : Calcule le taux d’absences, pouvant indiquer des problèmes de bien-être ou de satisfaction au travail.
4. Les indicateurs RH prévisionnels et stratégiques
Ils ont pour fonction d’aider les DRH à faire des choix stratégiques de long terme. Ils incluent :
- Le taux de remplacement des salariés sortants : Mesure la capacité de la société à remplacer efficacement le personnel partant, essentiel pour la continuité des opérations.
- Les congés et départs à la retraite : Permet de planifier à l’avance les remplacements et les besoins liés à l’embauche.
- Le taux de postes clés avec un successeur identifié : Indique la préparation de l’entreprise à gérer la transition des rôles critiques.
- Le nombre de postes clés vacants : Évalue l’efficacité de l’organisation à combler les postes stratégiques, un facteur clé pour la performance organisationnelle.
Comment élaborer un tableau de bord RH ?
Par définition la Business Intelligence (BI) est un outil idéal pour mettre en place un dashboard RH avec les bons indicateurs RH.
Les outils de BI RH ont deux atouts de taille :
- Ils automatisent la procédure de collecte des données RH, facilitent leur examen et pré-paramètrent les tableaux de bord RH. Ils permettent de compiler et centraliser simplement l’ensemble des données liées aux équipes : les profils, les contrats, les parcours professionnels, la paye… Plus de silos d’information et de pertes de temps.
- Ils permettent aussi d’automatiser la génération d’états légaux obligatoires : BDES, RAU, bilan social, index égalité femmes-hommes. Cela réduit la charge administrative qui pèse sur l’équipe RH.
Pour vous lancer dans la construction de tableau de bord, nous vous conseillons alors de suivre les étapes suivantes :
1 – Commencez par définir les objectifs RH stratégiques de l’entreprise pour le mois, le semestre et l’année.
2 – Choisissez ensuite 5 à 10 KPI RH par tableau pour vous aider à déterminer si vous atteignez les objectifs en question.
3 – Identifiez les données RH et donc aussi les sources de données dont vous aurez besoin pour alimenter vos tableaux de bord sociaux : votre SIRH, votre logiciel de paie, votre logiciel de gestion des absences…
4 – Selon votre préférence, construisez vos tableaux dans Excel ou grâce à un logiciel de Business Intelligence RH (BIRH). Notez qu’un logiciel de BI RH sera plus puissant et fiable que Microsoft Excel.
5 – Votre équipe RH n’aura plus qu’à configurer ses tableaux de bord pour facilement suivre ses paramètres et observer l’impact de ses actions.
Un exemple de tableau de bord créé avec MyReport
Deux exemples de tableau de bord RH
Vous souhaitez mettre en place un tableau de pilotage RH pour votre entreprise ? Nos experts vous proposent 2 exemples.
Exemple 1 : le tableau de bord du bilan social
Ce dashboard social est un outil essentiel pour visualiser et comprendre la dynamique de l’effectif de la société. Il centralise des paramètres sociaux importants, permettant une analyse complète de la structure et de la santé de l’environnement de travail :
- L’effectif total actuel de l’entreprise ;
- Le taux de turn-over moyen au sein du personnel ;
- La répartition de l’effectif entre hommes et femmes ;
- L’effectif employé dans chaque service ;
- Le taux d’absentéisme moyen ;
- La répartition de l’effectif par type de contrat.
Exemple 2 : le dashboard des embauches
Ce tableau de bord RH est conçu pour offrir une vue complète de la réussite et de l’impact des politiques de recrutement. Il se concentre sur plusieurs indicateurs :
- Le nombre d’embauches sur la période en cours et sur la même période l’année précédente ;
- La proportion de femmes et d’hommes dans ces embauches ;
- La répartition des nouvelles recrues par tranche d’âge ;
- Les embauches par zone géographique ;
- Les nombre d’embauches infructueuses (qui sont restées moins de 2 mois dans l’entreprise) ;
- La proportion d’embauches infructueuses par rapport au total des effectifs actifs.
Chaque indicateur de ce dashboard offre une perspective unique et essentielle sur la politique d’embauche, permettant aux responsables RH d’optimiser leurs stratégies d’embauche pour une main-d’œuvre plus forte et plus alignée avec les objectifs de la société.
Un dashboard créé avec Microsoft Power BI
