Le reporting RH : définition, buts et bonnes pratiques

Comment mettre en place un reporting RH efficace pour faciliter votre gestion du personnel ? Découvrez les étapes à suivre pour réussir.

Une gestion optimisée des Ressources Humaines dans une entreprise participe à son succès et à sa pérennité. Parmi les outils clés d’une gestion RH efficace, on retrouve le reporting RH. De quoi s’agit-il et comment le déployer de manière efficiente ? Découvrez dans cet article les bonnes pratiques du reporting RH.

Le reporting RH, c’est quoi ?

Pour commencer, faisons le point sur ce à quoi le reporting RH ressemble concrètement. Et profitons-en pour répondre à la question qui taraude tout le monde : qu’est-ce qui le différencie le reporting et le tableau de bord RH ?

La définition du reporting RH

Le reporting RH, c’est un outil de Business Intelligence et de gestion des Ressources Humaines de l’entreprise. L’expression « reporting RH » fait référence à deux choses :

1 – Un document produit par le service des RH analysant l’évolution d’indicateurs de performance RH (aussi appelés des KPI RH) entre deux dates. Ce document permet de faire le point sur le situation de l’entreprise sur une question RH sur une période donnée et de la comparer avec ses compétiteurs. Et ainsi, son objectif est d’aider la Direction Générale à prendre des décisions stratégiques à moyen et long terme.

2 – Le processus de compilation et d’analyse de données RH nécessaire à la production de ce rapport RH.

bi rh

L’objectif du reporting RH est de faire le point sur une variété de problématiques RH auxquelles chaque entreprise fait face. Comme par exemple :

  • Les niveaux de salaires et leur évolution ;
  • L’égalité hommes-femmes dans l’entreprise ;
  • Le turn-over et l’impact des postes restant à pourvoir ;
  • L’accès à la formation.

Ces rapports aident donc l’entreprise à contrôler si elle réussit à remplir les objectifs qu’elle s’est fixés dans le cadre de sa politique RH. Ce n’est que grâce au reporting qu’une entreprise peut précisément calculer l’impact de sa politique et ajuster le tir si besoin.

Qu’est-ce qui distingue le tableau de bord RH du reporting RH ?

Alors qu’est-ce qui les différencie ? C’est aussi bien une question de forme et d’utilisateurs que d’objectif.

  • Une différence de forme : Ils présentent et expliquent tous deux des indicateurs de performance RH de l’entreprise. Mais le tableau de bord le fait de façon concise dans un tableau concentré sur un écran. Au contraire, le reporting est un document de plusieurs pages proposant une analyse détaillée pour répondre à une question.
  • Des utilisateurs différents : Les tableaux de bord RH s’adressent avant tout à l’équipe RH elle-même, alors que les reportings RH sont généralement produits par le service RH pour la direction générale.
  • Des objectifs différents mais complémentaires : Ils ont tout deux pour objectif de faciliter la prise de décisions. Mais le tableau de bord RH (ou dashboard RH) offre une vue globale et en temps réel sur la santé sociale de l’entreprise. De son côté, le reporting RH propose une analyse en profondeur d’une problématique sur une période précise.

Voilà ce qui différencie ces deux outils complémentaires de Business Intelligence RH (BI RH).

Quels sont les indicateurs de performance RH ?

Comme nous le disions plus tôt, le reporting RH détaille l’évolution et la situation d’indicateurs de performance RH. Ces indicateurs sont choisis avec soin dans le cadre de la stratégie RH de l’employeur pour l’aider à déterminer s’il a atteint ses objectifs.

Alors quels sont les principaux types de KPI RH ?

  • Les indicateurs de recrutement vous permettent d’identifier les besoins de votre entreprise (renfort dans vos équipes, nouvelles compétences à développer…) et d’optimiser les coûts internes et externes liés à la recherche de nouveaux talents.
  • Les indicateurs relatifs aux informations sociodémographiques sont particulièrement prisés par les directions générales. Ils permettent de rassembler et de formaliser, chaque année, des éléments sollicités par les services de l’État.
  • Les indicateurs de formation et de gestion de carrière sont indispensables pour définir la stratégie de développement des compétences des collaborateurs, puisqu’ils livrent une analyse qualitative et quantitative des actions de formation suivies par les salariés. Cet indicateur contribue à accompagner vos équipes dans leurs montées en compétences afin de soutenir durablement la performance de l’entreprise.
  • Les indicateurs d’engagement des talents mesurent la productivité et l’investissement des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités.
  • Les indicateurs RH prévisionnels et stratégiques pour anticiper la performance de l’entreprise à long terme (départs à la retraite, taux de postes-clés vacants, taux de remplacement des salariés sortants…).

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Envie d’en savoir plus ? Découvrez notre article consacré aux KPI RH incontournables du reporting RH.

Quels sont les bénéfices d’un bon reporting RH ?

Le reporting RH représente de réels avantages à la fois pour les équipes RH, les DRH, les dirigeants et une organisation de façon générale.

POUR VOTRE ENTREPRISE

Grâce au reporting RH, votre entreprise se démarque de la concurrence.

  • Vous limitez le turn-over et fidélisez les meilleurs collaborateurs.
  • Vous optimisez votre processus de recrutement.
  • Mais vous anticipez aussi les besoins en main-d’œuvre.
  • Ainsi, vous restez attractif pour les jeunes talents tout en soignant les évolutions de carrières de vos meilleurs collaborateurs.

POUR VOTRE DIRECTION

  • Il vous permet de définir une vision claire et exacte de la performance de chaque équipe.
  • Et il accélère et fiabilise la prise de décisions par votre DRH et votre DG.
  • Il contrôle l’application de votre stratégie RH au niveau opérationnel.

POUR VOTRE ÉQUIPE RH

  • Le reporting permet d’automatiser la collecte et l’analyse de données, une tâche qui devient vite chronophage si elle est faite manuellement.
  • Il permet aussi aux chargés de reporting et à l’équipe RH de façon générale d’aller plus en profondeur dans l’interprétation des données RH.

Comment faire un reporting RH efficace ?

La réussite de votre reporting RH dépend de quatre éléments : des KPI RH adaptés à vos besoins, des données fiables, une solution Business Intelligence performante et une communication des résultats adaptée aux destinataires. Nous vous disons tout !

1. Identifiez vos indicateurs de performance RH

Redonner de l’autonomie a vos responsables RH

Sans stratégie RH claire et sans indicateurs-clés définis, pas de reporting RH possible. Alors pour rendre votre reporting RH plus efficace, assurez-vous d’abord de disposer de ces deux éléments. Revenez sur votre stratégie RH pour l’année et choisissez des indicateurs pour estimer votre performance par rapport à vos objectifs. C’est un travail qui revient naturellement au service RH et à son DRH. À eux de choisir les indicateurs les plus appropriés selon la stratégie de l’entreprise.

L’enjeu pour la plupart des entreprises réside dans un recrutement efficace et dans la fidélisation des salariés. Sur ce plan là, une entreprise peut par exemple avoir pour objectif de réduire le temps de vacance des postes-clés et d’accroître le temps d’ancienneté moyen de ses salariés. En évaluant vos priorités et les enjeux de votre entreprise sur le marché, vous pourrez ainsi élaborer votre reporting RH avec des indicateurs de performance adéquats.

2. Fiabilisez vos données RH

Centraliser vos bases de donnees rh

Pour produire un reporting RH, le ou la chargé(e) de reporting RH s’appuie sur les données d’activité de l’entreprise. Il lui faut les collecter et les nettoyer avant de les analyser pour en tirer des conclusions intéressantes. Il est donc crucial de vérifier la fiabilité de ces données : sont-elles harmonisées, actualisées et sécurisées ? Si ce n’est pas le cas, le rapport produit ne présentera pas une image fidèle des collaborateurs.

Si localiser, compiler, nettoyer et analyser ces données prend beaucoup de temps à votre service RH, nous vous conseillons de vous appuyer sur une solution de reporting RH. Ces solutions évitent les erreurs et coquilles que le reporting manuel implique. C’est typiquement le cas lorsqu’il faut récupérer et analyser des données éparpillées entre différents fichiers Excel plus ou moins à jour. C’est un travail chronophage qui demande une grande concentration et difficile d’être sûr(e) de ne pas avoir fait d’erreur.

3. Appuyez-vous sur une solution de reporting RH sur-mesure

Pourquoi vous appuyer sur une solution de reporting RH, aussi appelée un logiciel de BI RH ? Pour résumer, ce genre de solution vous offre un reporting rapide et fiable et donc de meilleures décisions au quotidien.

  • Elle peut se connecter rapidement à toutes vos sources de données, qu’elles soient externes ou internes, puis procéder seule à leur nettoyage et leur analyse.
  • Vous pourrez également automatiser ces processus et accélérer drastiquement la production de reportings RH.
  • Elle décharge donc votre équipe RH et lui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’interprétation des résultats.

Le top pour gagner en productivité ? Combiner un logiciel de reporting RH avec une solution de gestion RH. Voici quelques exemples :

  • De logiciels de reporting adaptés aux RH : Power BI de Microsoft, Qlik Sense de Qlik, MyReport de Report One…
  • Et de solutions de gestion RH : Sage Business Cloud Paie de Sage, Cegid HR Ultimate par Cegid, Poplee Socle RH de Yooz…

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4. Adaptez votre rendu aux besoins de son public

rapports rh

Nombre de nos clients nous confirment qu’ils produisent bien des reportings et des tableaux de bord mais qu’ils sont peu utilisés. À quoi bon les créer si personne ne les lit ? Cela peut être dû à un manque de personnalisation. Nous vous conseillons d’adapter votre contenu et sa forme à vos différents auditoires. Il n’y a pas de reporting et de tableau de bord parfait pour tous.

Assurez-vous de présenter du contenu qui intéresse votre auditoire et sous une forme qui leur parle. Par exemple, un dirigeant sera plus intéressé par des courbes d’évolution du chiffre d’affaire global et des diagrammes de ventes par collaborateur. Alors qu’un membre du CSE sera plus curieux de voir des graphiques détaillant les indicateurs d’égalité homme-femme.

En développant plus de contenus personnalisés, vous faciliterez la diffusion de vos données RH au sein de votre entreprise. Plus vos collaborateurs sont informés, plus leurs prises de décisions seront éclairées. Ne vous focalisez pas uniquement sur le partage d’informations avec votre direction ; il faut qu’elles circulent dans l’ensemble de l’entreprise.

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