La maîtrise des coûts opérationnels d’une entreprise est essentielle pour éviter les risques liés aux dépassements et aux imprévus. Un suivi adéquat des budgets fixés est essentiel pour éviter des problèmes comme le manque de ressources et des estimations inexactes. Le suivi budgétaire prend alors toute son importance, mais il n’est pas toujours évident d’opérer à sa mise en œuvre. Pourtant, des outils existent et la Business Intelligence financière représente un appui considérable pour sa mise en place. Envie de faciliter le vôtre ? Suivez le guide !
Table des matières
Qu’est-ce que le suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire compare les budgets prévisionnels avec les dépenses réelles à des dates précises. Celui-ci est effectué de manière régulière, soit par le service comptable, soit par le service financier. Il est ensuite mis à disposition à l’ensemble des autres services et aux partenaires financiers si nécessaire.
Ainsi, en analysant les activités réalisées et les dépenses, il permet de prévoir l’avenir en planifiant les activités et les dépenses correspondantes. Il devient plus facile de gérer les activités et de gérer les budgets. Le suivi budgétaire peut porter sur le budget global ou sur le budget d’un projet spécifique.
Comme son nom l’indique, le suivi budgétaire implique un suivi régulier et continu et ne doit jamais être décorrélé des services comptables et analytiques. Ainsi ce suivi répond à plusieurs objectifs :
- Gérer les activités et le budget d’une société ;
- Traiter de manière proactive les éventuels écarts observés ;
- Faire du processus de gestion une pratique utile que tout le monde peut accepter et comprendre ;
- Prendre des mesures correctives pour éviter les dépassements de budget ;
- Maximiser l’utilisation des ressources.
Quelles sont les 3 phases du processus budgétaire ?
1 – L’établissement du budget : Cette première étape primordiale consiste à définir une planification stratégique et opérationnelle et établir un budget. À ce niveau, c’est essentiellement le service financier qui aide la direction à élaborer un plan stratégique de développement et s’assure que les ressources nécessaires sont disponibles pour l’exécuter.
Cela permet de rendre compte des grandes orientations stratégiques sur plusieurs années. Un plan opérationnel peut commencer à définir des programmes d’action et objectifs d’activité avec des chiffres plus détaillés qu’un budget annuel. Ce plan stratégique peut être accompagné d’une note d’orientation à partir de laquelle le budget initial peut être élaboré. Différents budgets sont préparés par les entreprises concernées et leurs dirigeants. Il permet la création de budgets de trésorerie, bilans prévisionnels et comptes de résultat prévisionnels.
2 – Le suivi des dépenses réelles : Il est ensuite important de mettre en œuvre un système de gestion des dépenses en déterminant la fréquence de contrôle. Des modèles peuvent également être définis pour permettre aux managers de valider facilement chaque action, par exemple en demandant à chaque employé de justifier le but de la dépense réalisée. Ainsi, toutes les opérations suivent les mêmes règles et le processus budgétaire est centralisé, limitant les risques d’erreurs ou d’omissions.
3 – L’analyse des écarts : Pour permettre cette surveillance, la troisième phase implique de mettre en place des outils de suivi budgétaire. Ce suivi est souvent effectué par rapport à une ligne budgétaire générale. Dans les cas plus complexes, les DAF élaborent des indicateurs de performance pour analyser plus en profondeur les écarts entre les résultats attendus et les succès observés. Dans tous les cas, il est important de surveiller ces écarts, de travailler avec la direction pour identifier la cause profonde des dysfonctionnements internes ou externes et de prendre immédiatement des mesures correctives.
Quels sont les bénéfices d’un bon suivi budgétaire ?
- Il s’assure que vous suiviez votre budget de façon fiable et simple au quotidien : Le principal avantage d’un bon suivi budgétaire consiste dans le fait de pouvoir suivre et contrôler les performances de l’entreprise en comparant les prévisions faites et les résultats effectivement obtenus. De cette façon, il est possible de mettre en évidence et d’analyser les écarts observés et prendre les décisions appropriées pour corriger la situation. Cela permet de réfléchir aux orientations futures.
- Il facilite la prise de décision : Un suivi budgétaire s’avère être un outil d’accompagnement pour la prise de décision. Il permet aux collaborateurs de facilement savoir où ils en sont de l’utilisation de leur budget et de connaître leur marge de manœuvre. Par exemple, un directeur marketing pourra décider de lancer une nouvelle campagne s’il constate qu’il lui reste plus de budget marketing qu’il ne le pensait.
- Il permet d’optimiser la gestion du budget par vos équipes métier : La prévision budgétaire permet également de suivre et de collecter un historique des actions correctives prises sur une période ou pour un service particulier. Cet historique peut être utilisé à l’avenir pour déterminer si les décisions prises sont raisonnables et cohérentes.
La budgétisation peut sembler une tâche fastidieuse et chronophage, mais elle est cependant indispensable. Il s’agit d’un bon moyen de développer une stratégie et d’améliorer la communication entre les différents départements de votre entreprise.
Pourquoi vous appuyer sur des outils de Business Intelligence financière pour votre suivi budgétaire ?
Qu’est-ce que la Business Intelligence financière ?
Plus que jamais, les services financiers doivent s’appuyer sur les bons outils pour suivre leurs indicateurs financiers, évaluer leurs performances et facilement générer des rapports complets. L’intégration d’outils de Business Intelligence (BI) est une solution essentielle pour résoudre ces problèmes et un atout au quotidien pour les DAF.
La Business Intelligence financière désigne les processus et outils qui permettent de faciliter les gestion des données financières. Alors que la quantité de données traitées par la gestion financière ne cesse de croître, les outils BI représentent une aide précieuse pour le suivi budgétaire. En effet, ils simplifient la collecte des données financières, leur actualisation, leur analyse et leur utilisation pour créer des rapports et tableaux de bord budgétaires. Autrement dit, ces outils permettent aux organisations de tirer plus de valeurs de leurs données.
La BI financière vous permet non seulement d’analyser vos données, mais aussi de les classer et de les structurer au mieux. Armés des bons outils de reporting financier, les RAF peuvent se doter de tableaux de suivi de budget sur-mesure, suivre leurs KPI en quelques clics et améliorer budget management dans le temps.
Quels sont ses avantages pour la gestion de budget ?
Avec le passage au big data, les entreprises sont aujourd’hui confrontées à deux défis :
- La quantité de données générées ne cesse de croître.
- Le reporting sur Excel devient de moins en moins fiable, car une quantité plus importante de données implique naturellement plus d’erreurs de manipulation et de frappe.
Dans ce cadre, les procédés manuels atteignent leurs limites et les entreprises ont plus que jamais besoin de logiciels de BI finance et de reporting puissants. En effet, ils présentent une variété d’avantages qui rendent votre entreprise plus productive et agile.
- Plus de visibilité sur l’utilisation de votre budget : Les logiciels de BI financière vous aident à créer des rapports personnalisés et tableaux de bord financiers spécifiques au suivi budgétaire. Ainsi, ils aident vos équipes à visualiser leurs indicateurs de budget à travers des graphiques intuitifs et dynamiques.
- Des décisions plus rapides et plus fiables : Et si vos départements métiers disposent d’informations plus claires sur leur budget et son utilisation, ils seront en mesure de prendre des décisions budgétaires plus appropriées. Votre fonction finance sera aussi capable de réagir plus vite en cas de débordements préoccupants.
- Plus de temps pour l’interprétation : Ils prennent en charge les tâches fastidieuses de votre reporting pour que vous puissiez vous concentrer sur l’interprétation de vos données. Quelles sont ces tâches ? La collecte des données, leur nettoyage, leur modélisation, leur analyse et leur mise à jour régulière dans l’ensemble de vos rapports et dashboards. Ces processus chronophages peuvent être automatisés par votre logiciel.
- Moins de silotage des données : Ils facilitent le partage de données et la collaboration entre différents départements. Si l’information est moins silotée entre les services, chacun d’entre eux dispose de plus de données de qualité pour gagner en productivité.
Les fonctionnalités-clés de BI Financière pour la gestion budgétaire
La Business Intelligence financière offre un certain nombre de fonctionnalités-clés pour la gestion budgétaire et pour le reporting financier. Voici quelques-unes d’entre elles :
- La consolidation des données : Elle permet de consolider les données provenant de différentes sources, telles que les systèmes comptables, les outils de gestion financière, les ERP et les fichiers Excel. Cela permet d’obtenir une vue d’ensemble et cohérente des données financières, facilitant ainsi l’élaboration et la gestion des budgets.
- Le suivi des dépenses : Elle vous aide à suivre et catégoriser les dépenses de manière détaillée. Ainsi, les gestionnaires peuvent budgétiser de manière plus précise et de surveiller les dépenses réelles par rapport aux prévisions budgétaires. Cela leur permet d’identifier les écarts et prendre des mesures correctives si nécessaire.
- Les prévisions financières : Elle donne aussi la possibilité de réaliser des prévisions financières basées sur des données historiques et des tendances actuelles. Ces prévisions aident les gestionnaires à anticiper les résultats financiers futurs, à identifier les opportunités et les risques potentiels, et à prendre des décisions éclairées en matière de budget.
- L’analyse des performances : Elle offre des outils d’analyse avancée pour évaluer les performances financières. Les gestionnaires peuvent effectuer des analyses comparatives, des analyses de rentabilité, des analyses de sensibilité et d’autres types d’analyses pour évaluer l’efficacité des budgets et identifier les domaines où des ajustements sont nécessaires.
- La création de rapports et tableaux de bord financiers : Les tableaux de bord financiers sont des outils visuels qui fournissent un aperçu synthétique des indicateurs clés de performance financière. Ils permettent aux gestionnaires de suivre facilement les résultats financiers, de détecter les tendances, les écarts et les anomalies, et de prendre des décisions rapides et éclairées en matière de gestion budgétaire.
Comment améliorer votre suivi budgétaire ?
Si vous souhaitez améliorer le vôtre, voici les conseils de nos experts.
- Équipez-vous d’outils d’analyse de données et de reporting plus performants. Pour améliorer votre suivi budgétaire, s’équiper d’outils d’analyse et de reporting à la fois puissants et simples d’utilisation est indispensable.
- Simplifiez la collecte de vos données budgétaires. Les données nécessaires à la création d’un budget sont déjà stockées dans divers outils de gestion (logiciel de comptabilité, ERP, logiciel de gestion de notes de frais…). Votre solution BI peut ingérer automatiquement vos données provenant de diverses sources et les centraliser dans un seul entrepôt de données. Elle est aussi en mesure de les sécuriser en offrant des droits d’accès variables à ces dernières.
- Construisez des tableaux de bord de suivi budgétaire adaptés à vos problématiques. Faites le point avec vos collaborateurs sur leurs besoins inassouvis en reporting. Cet audit vous donnera une ligne directrice et des points d’attention pour les créer. Il vous permettra aussi de présenter les indicateurs-clés de manière attrayante aux différentes parties prenantes.
- Automatisez les tâches chronophages de votre suivi budgétaire et vos alertes.
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