Le rapport Power BI : comment le créer ?

Les rapports Power BI sont célèbres pour leur aspect aussi clair que coloré. Découvrez ce qui les caractérise et comment créer les vôtres !

Comme tout rapport d’activité, le rapport Power BI présente les résultats d’analyses de données. Mais ce n’est pas un rapport comme les autres ? Il est connu et particulièrement apprécié pour son aspect visuel coloré et impactant.

Envie de créer votre propre rapport Power BI ? Découvrez ses caractéristiques et comment vous lancer.

Quelles sont les spécificités du rapport Power BI ?

Power BI est aujourd’hui devenue une référence dans le monde des solutions de Business Intelligence. C’est particulièrement le cas du point de vue des data analytics et de la datavisualisation, pour lesquels Power BI fait figure d’outil de pointe.

Un rapport Power BI, c’est un canevas sur lequel un utilisateur présente les résultats de ses analyses de données dans Power BI au travers de visuels (des graphiques, chiffres et cartes aussi appelés des « vignettes »).

La mise à jour des données du rapport est effectuée à chaque modification des données de base. Sur ce point, un rapport Power BI ressemble à un tableau de bord Power BI. Mais attention, plusieurs éléments les différencient.

1. Tableau de bord et rapport Power BI : une forme différente

Dans un tableau de bord est localisé sur une seule page, mais est construite sur plusieurs rapports et jeux de données.

A la différence d’un tableau de bord, il est possible dans un rapport Power BI d’étaler sur plusieurs pages un seul jeu de données.

2. Tableau de bord et rapport Power BI : des objectifs opposés

L’objectif du rapport Power BI est de considérer un jeu de données et d’étudier celui-ci sous différents angles afin d’en tirer une série de résultats pertinents. Le rapport est un support détaillé davantage détaillé et intéractif par rapport au tableau de bord, car l’utilisateur peut interagir avec le contenu du rapport business intelligence et enregistrer de nouvelles vues.

Pour ce qui est du tableau de bord, son objectif est de résumer efficacement les indicateurs-clés à suivre pour une problématique, afin que l’utilisateur puisse régulièrement consulter et suivre ces KPI (Indicateur Clé de Performance) en un coup d’œil. Tout doit donc tenir sur une seule page pour un tableau de bord. Si l’on souhaite en savoir plus sur un indicateur présenté sur un tableau de bord, il faut aller explorer plus en détail le rapport dont il provient.

Qui peut créer et utiliser un rapport Power BI ?

La différence entre les concepteurs et les utilisateurs de rapports

Selon votre fonction principale, vous pouvez être concepteur ou consommateur de rapport Power BI :

  • Un concepteur est celui qui crée des rapport dans le but de les partager à ses collègues, ou à usage personnel. Un concepteur a donc pour vocation de créer et partager les rapports.
  • En ce qui concerne le consommateur (ou utilisateur métier), c’est une personne qui reçoit des rapport créés par d’autres personnes. Son rôle est donc de comprendre les rapports et interagir avec ceux-ci.

Dans Power BI, tout le monde peut, même avec une licence gratuite, créer des rapports Power BI sur son espace de travail personnel. C’est possible aussi bien sur Power BI Desktop que par le service Power BI.

L’impact des licences Power BI

  • Pour partager le rapport créé avec vos collaborateurs, il est nécessaire d’avoir une licence payante et de passer par le service Power BI.
  • Afin de consommer un rapport Power business Intelligence crée par d’autres, il est nécessaire que vous disposiez du même niveau de licence payante et que le créateur du rapport ait effectué le partage (sauf si votre organisation a souscrit à un abonnement Premium).
  • Si vous avez choisi une licence gratuite, vous pouvez consommer le rapport d’un collègue qui a un abonnement Pro si ce dernier vous partage le rapport et si votre entreprise dispose d’un abonnement premium.

Comment créer un rapport dans Power BI en 3 étapes ?

Étape 1 : Connectez et ajustez vos données

La première étape de création d’un rapport Power BI est la connexion d’une source de données. Il est possible de connecter les données soit en effectuant un copier-coller, soit en les important. Il suffit de cliquer sur “obtenir les données” sur la barre de menu afin de sélectionner la source de données. L’importation d’une source de données peut être effectuée de deux manières: ajouter les données en import (à partir d’une source externe telle que Excel) ou utiliser le DirectQuery pour une connexion à la base de données source.

Une fois que vous aurez choisi la source de données, vous avez la possibilité de choisir les tables qui vous intéresse, avant de cliquer sur « Charger ». Pour modifier les données avant de les importer, il suffit de cliquer sur l’option « Transformer les données ». Lorsque les données sont chargées, la vue “modèles” permet d’observer les différents champs et jointures détectées. Il est important de vérifiez les jointures détectées et d’en ajouter si besoin.

Après avoir chargé les données, il est possible de les modifier via l’éditeur Power Query auquel vous pouvez accéder en cliquant sur «Modifier les requêtes». Toutes les options de modification sont alors accessibles en effectuant un clic droit. L’éditeur Power Query permet également d’importer des données et créer des connexions.

Étape 2 : Créez les visuels de votre rapport 

Après avoir coché les champs à analyser, vous devez choisir un visuel (graphique, etc.) qui permettra de visualiser le résultat de ces données. On peut retrouver dans un rapport business intelligence un ou plusieurs visuels. 

La création du visuel passe par un clic sur la vue “Rapport”, puis par la sélection du visuel et l’insertion de données d’un ou plusieurs champs.

Étape 3 : Finalisez et partagez votre rapport

La mise en forme du rapport Power BI permet à l’utilisateur de rendre le visuel plus attrayant et de disposer d’un travail personnalisé. Il est notamment possible d’ajouter un titre, poser un filtre sur un champ, modifier les bordures, ajouter une couleur d’arrière-plan, modifier les titres des résultats, etc.

Les modifications sont effectuées à partir de la barre d’outil en haut de page ou par clic sur les onglets: champs>format>analytique.

Une fois votre rapport enregistré, vous pouvez le publier sur Power BI Service afin qu’il soit accessible par tous. Pour publier, il suffit de cliquer sur Fichier > Publier.

Power BI vs. Excel

Quelle différence pour votre reporting ?

Maintenant que vous savez tout sur les rapports Power BI, vous avez envie de vous pencher sur la construction de tableau de bord ? Découvrez nos articles sur le sujet sur notre blog BI.

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