Dans un environnement commercial concurrentiel, il est essentiel pour toute entreprise de piloter sa performance commerciale et financière, de veiller à sa rentabilité et à sa capacité à se financer. Mais comment y parvenir lorsque les prévisions sont des statistiques qui ne tiennent pas compte des évolutions économiques ? C’est ici que le rolling forecast entre en jeu pour apporter des solutions et améliorer votre processus de suivi budgétaire.
Qu’est ce que le rolling forecast ?
Généralement utilisé par les DAF, directeurs des opérations et les contrôleurs financiers, il se traduit par « révisé permanent » en français.
Une définition simple
En termes simples, il consiste à mettre à jour régulièrement les prévisions financières de l’entreprise, généralement sur une base mensuelle ou trimestrielle, en prenant en compte les données réelles récentes. Au lieu de se fier à un seul budget annuel statique, les entreprises qui utilisent le rolling forecast ajustent constamment leurs prévisions pour refléter la réalité instantanée et les tendances glissantes.
Pourquoi le mettre en place dans son entreprise ?
La mise en place d’un révisé permanent est devenue essentielle aujourd’hui. Les entreprises évoluent dans un environnement en constante évolution, avec des facteurs internes et externes qui peuvent avoir un impact significatif sur leur performance financière. Elles ont besoin de disposer d’une vision précise et en temps réel de leur santé financière tout au long de l’exercice.
Le rolling forecast se distingue précisément en offrant une capacité d’adaptation continue aux évolutions du marché. Il garantit que votre organisation soit préparée à prendre des mesures immédiates en réponse aux changements inattendus, ce qui renforce sa résilience et sa capacité à saisir les opportunités.
Quelle est la différence avec un plan prévisionnel classique ?
Pour comprendre pleinement l’importance du rolling forecast, il est essentiel de saisir la distinction principale qui le sépare d’un plan prévisionnel classique. Alors que celui-ci évolue constamment, le plan prévisionnel classique ne subit pas de changements après avoir été établi, et ceux même si des évènements importants surviennent au cours de l’année. Il est basé sur une période donnée.
En raison de sa fréquence de mise à jour chaque année, le plan prévisionnel classique est moins réactif aux évolutions du marché et aux perturbations inattendues. Il peut rapidement devenir obsolète face à des fluctuations économiques ou à des changements brusques de la demande.
Quels sont les avantages du rolling forecast ?
- Visibilité en temps réel : Grâce à des mises à jour fréquentes, il fournit une vision actualisée et précise de la performance du modèle économique de l’entreprise.
- Prise de décision éclairée : Les données financières actualisées facilitent la prise de décision, vous permettant d’ajuster rapidement les stratégies et les ressources en fonction des réalités du moment.
- Optimisation des ressources : En identifiant les besoins en ressources en temps réel, vous pouvez allouer plus efficacement les ressources aux domaines qui en ont le plus besoin.
- Gestion des flux de trésorerie : Le rolling forecast permet d’anticiper les flux de trésorerie, aidant ainsi à maintenir une liquidité adéquate et à éviter les problèmes financiers.
- Collaboration interne renforcée : En partageant des éléments financiers actualisées, les équipes peuvent travailler de manière plus collaborative et alignée pour atteindre les objectifs financiers.
- Adaptabilité aux changements : Il vous permet de réagir rapidement aux évolutions du marché, ce qui renforce la compétitivité de votre entreprise.
Comment mettre en place un rolling forecast pour son entreprise ?
Une mise en place efficace nécessite une démarche méthodique en plusieurs étapes.
Étape 1 : définir les objectifs et Indicateurs Clés de Performance (KPI)
Pour démarrer efficacement, il est essentiel de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le révisé permanent. Ces objectifs peuvent varier, qu’il s’agisse d’améliorer la précision des prévisions, de réduire les dépenses, d’augmenter la rentabilité ou d’atteindre d’autres objectifs financiers spécifiques.
Ensuite, sélectionnez les Indicateurs Clés de Performance (KPI) qui seront régulièrement surveillés pour mesurer les progrès vers ces objectifs. Ces KPI peuvent inclure la marge bénéficiaire, la croissance des ventes ou encore la gestion des budgets, entre autres.
Étape 2 : constituer une équipe dédiée
La réussite de sa mise en place repose sur une équipe dédiée. Composez une équipe multidisciplinaire comprenant des représentants de différents départements de l’entreprise, tels que la finance, les opérations, la direction générale et les ventes. Désignez un chef de projet ou un responsable de l’équipe pour coordonner les efforts efficacement.
Étape 3 : collecter et organiser les données
Rassemblez toutes les données financières pertinentes. Cela inclut l’historiques financier, les prévisions, les indicateurs opérationnels et macroéconomiques pertinents. Organisez les pour qu’elles soient facilement accessibles et compréhensibles pour l’analyse.
Étape 4 : choisir les outils et les logiciels
Sélectionnez les outils de planification du budget et les logiciels de gestion budgétaire qui répondent le mieux à vos besoins. Assurez-vous que ces outils prennent en charge le révisé permanent et qu’ils sont compatibles avec vos systèmes existants. Il est également essentiel de mettre en place une formation pour que les membres de l’équipe maîtrisent l’utilisation de ces outils.
Étape 5 : établir un calendrier de prévision
Définissez un calendrier régulier pour les mises à jour du rolling forecast. Cela peut être mensuel, trimestriel ou selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées des échéances et des attentes pour maintenir une planification cohérente.
Étape 6 : former le personnel
La formation du personnel est cruciale. Assurez-vous que les membres de l’équipe comprennent le processus du révisé permanent et sont formés à l’utilisation des outils et des logiciels. Encouragez la communication et la collaboration entre les départements pour favoriser une adoption réussie.
Étape 7 : l’intégrer dans le processus décisionnel
Veillez à ce que les prévisions roulantes soient activement utilisées dans le processus de prise de décision de l’entreprise. Encouragez la discussion et la collaboration entre les départements pour optimiser les résultats. Assurez-vous que les prévisions sont prises en compte lors de l’allocation des ressources et de la planification stratégique.
Étape 8 : surveiller et ajuster en continu
Surveillez régulièrement les résultats réels par rapport aux prévisions du révisé permanent. Ajustez les prévisions en fonction des données actuelles et des changements du marché. Soyez prêt à réagir rapidement aux fluctuations pour maintenir une gestion proactive.
Étape 9 : communiquer les résultats
Assurez-vous que les résultats du rolling forecast sont communiqués de manière transparente à toutes les parties prenantes de l’entreprise. La transparence favorise la confiance et l’alignement. Présentez les informations de manière claire et compréhensible pour une communication efficace.
Étape 10 : évaluer et réviser le processus
Après avoir mis en place tout le processus, évaluez régulièrement son efficacité par rapport aux objectifs définis. Identifiez les points forts et les domaines à améliorer, puis ajustez votre approche en conséquence pour maximiser les avantages de cette méthode.
En suivant cette méthode, vous serez en mesure de mettre en place efficacement votre stratégie de pilotage. Chaque étape est importante pour garantir un contrôle financier agile et précis.
Comment la BI peut-elle vous aider à mettre en place le rolling forecast ?
La Business Intelligence (BI) joue un rôle de plus en plus essentiel dans la gestion du budget des entreprises. Elle aide notamment dans la prévision et le pilotage financier.
1. Utilisation de la BI pour la Collecte de Données : Les outils BI simplifient considérablement la collecte, la consolidation et l’organisation des données financières nécessaires au révisé permanent. Parmi les solutions BI pour les PME les plus plébiscitées, vous trouverez Power BI de Microsoft et MyReport. Grâce à ses capacités de collecte automatisée, la solution BI extrait des données provenant de diverses sources, qu’il s’agisse de systèmes internes, de bases de données externes ou de fichiers Excel.
La BI rassemble ces données en un seul endroit, éliminant ainsi les tâches manuelles fastidieuses et les erreurs potentielles. Elle offre également une fonction de nettoyage des données, ce qui signifie que les données sont plus précises et prêtes à l’analyse.
2. Analyse et Visualisation des Données Financières : La BI Finance excelle dans l’analyse des tendances économiques. Elle utilise des algorithmes d’analyse avancés pour détecter les modèles et les écarts dans les données financières. Cela permet aux utilisateurs de repérer rapidement les tendances émergentes, d’identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière, et d’anticiper les fluctuations économiques.
De plus, la BI offre des capacités de visualisation de données puissantes. Elle crée des graphiques, des tableaux de bord interactifs et des rapports visuels qui rendent les données financières plus compréhensibles pour les décideurs. Ces visualisations facilitent la communication des informations économiques complexes à travers l’entreprise.
3. Reporting et Tableaux de Bord en Temps Réel : L’un des avantages majeurs d’un outil BI réside dans sa capacité à générer des rapports financiers, un reporting comptable en temps réel ou sur une période donnée. Elle fournit un accès immédiat aux données les plus récentes, ce qui est essentiel dans le contexte du révisé permanent. Les rapports et les tableaux de bord de BI permettent aux équipes de la comptabilité de surveiller la performance instantanément, d’identifier rapidement les déviations par rapport aux objectifs, et de prendre des mesures correctives immédiates si nécessaire. Cette capacité à réagir rapidement aux fluctuations du marché est un atout précieux pour une planification financière agile.
4. Prise de Décision Éclairée : Un outil BI fournit des informations précieuses pour une prise de décision financière éclairée lors de la mise en place du rolling forecast. Grâce à l’analyse instantanée des données, les entreprises ont accès à des informations actualisées et pertinentes pour évaluer les performances et faire des choix stratégiques opérationnels.
Par exemple, une PME peut rapidement identifier les produits ou les projets sous-performants, ajuster les ressources en conséquence, ou explorer de nouvelles opportunités de croissance. La BI permet également une analyse de scénarios, ce qui signifie que les décideurs peuvent simuler l’impact de différentes décisions avant de les mettre en œuvre.
Ainsi, le rolling forecast est un incontournable pour les entreprises d’aujourd’hui. Avec lui, vous pouvez réagir aux changements du marché, prendre des décisions éclairées, mettre une stratégie en œuvre et garder un œil précis sur votre performance budgétaire. Utilisez la Business Intelligence pour simplifier vos opérations et rester compétitif dans un environnement commercial en constante évolution.
