À mesure que la Business Intelligence gagne en popularité, un nombre de plus en plus important de solutions BI apparait sur le marché. Vous réfléchissez à vous équiper d’une solution BI mais vous sentez un peu perdu(e) ? Voici les fonctionnalités fondamentales sur lesquelles nous vous conseillons de vous concentrer.
Quel est le fonctionnement d’une solution BI ?
Nous allons commencer par vous détailler le fonctionnement d’une solution BI pour vous donner une vision plus claire de ses éléments techniques. Une solution BI suit 4 étapes bien définies dans son fonctionnement. Celles-ci se succèdent logiquement et chronologiquement, souvent de façon itérative, afin de tirer la valeur des données brutes choisies.
1) La phase de collecte
L’objectif de cette première phase est de collecter, nettoyer et consolider les données avec un logiciel ETL (Extract, Transform, Load).
Les logiciels ETL, un élément fondamental des systèmes BI actuels, extraient les données brutes de différentes sources avant de les restructurer pour les stocker dans un Data Warehouse (un entrepôt de données).
Il peut s’agir aussi bien de données internes (données de contacts, ERP, financières…) que de données externes (résultats d’enquêtes, de sondages, des réseaux sociaux…).
2) La phase de modélisation et de stockage
La phase de modélisation des données (ou data modeling) vise à structurer les données, après qu’elles ont été nettoyées et consolidées. Cette structuration se fait au travers de normes et de règles de gestion, aussi appelées des modèles.
Les modèles de données assurent la cohérence des conventions de nommage, des valeurs par défaut, de la sémantique, de la sécurité tout en garantissant la qualité des données. La modélisation des données permet par exemple d’appliquer les règles commerciales ou les réglementations sur la gestion des données.
On obtient une représentation conceptuelle des objets de données, des associations entre les différents objets de données et des règles. Elles sont ensuite stockées dans un Data Warehouse, un entrepôt de données opérationnelles.
3) La phase de distribution
Le but de cette étape est d’organiser les données stockées afin que chaque utilisateur ait accès aux données dont il ou elle a besoin. Pour ce faire, il faut :
- Segmenter les données collectées pour que chaque segment corresponde aux besoins de ses utilisateurs et soit simple d’exploitation.
- Fixer les droits d’accès de chacun aux données, car l’accès direct au Data Warehouse est interdit pour protéger les données.
Les données segmentées peuvent être placées dans des Data Marts, ou magasins de données. Un Data Mart est un élément d’un Data Warehouse, dont les données sont structurées autour d’une fonction précise. L’équipe Marketing peut par exemple disposer de son propre datamart qui sera différent de celui du département financier.
4) La phase d’exploitation
Lorsque les informations sont organisées et prêtes à être exploitées, elles peuvent alimenter différents dispositifs qui permettent d’en tirer des informations précieuses pour l’entreprise. Elles vont venir alimenter :
- Les outils de reporting de votre solution BI, vos rapports et vos tableaux de bord
- Vos outils d’analyse, pour vos analyses de performance par exemple
- Votre datamining, pour explorer les corrélations entre vos données
Une fois toutes ces étapes compétées, à vous d’utiliser ces informations précieuses pour optimiser votre pilotage !
Les fonctionnalités clés d’une solution BI
Nos équipes considèrent les fonctions suivantes comme les 7 fonctionnalités essentielles d’une solution BI :
1 – La découverte et l’analyse de données : c’est la fonction de base de toute solution BI. Elle est à l’origine de toutes les autres qui s’attacheront à interpréter les informations qui en découle.
2 – La simulation : elle permet de puiser dans le fond informationnel de l’entreprise pour mettre au point des scénarios qui anticiperont l’impact de la stratégie de l’entreprise. Comme par exemple celui de sa production ou de ses actions marketing.
3 – Le reporting : Le reporting n’est plus réservé qu’aux directions des entreprises. Les outils de reporting en temps réel, comme les tableaux de bord, sont devenus capitaux pour que chaque département ait une vision claire de ses performances. C’est un atout clé pour les entreprises qui cherchent à être agiles et donc plus compétitives.
4 – L’analyse prédictive : il s’agit d’une technologie issue de l’intelligence artificielle. Elle permet, grâce au big data de l’entreprise, de créer des projections de ses résultats pour mieux la piloter.
5 – La collaboration : Le partage d’enseignements entre départements favorise une approche collaborative de la résolution des problèmes.
6 – La mobilité : c’est un atout de poids pour une solution BI. Les solutions SaaS (Software as a Service), utilisables depuis un navigateur sur les tablettes et les smartphones, sont de plus en plus populaires.
7 – L’intégration aux logiciels d’entreprise : Une solution BI facile à intégrer avec les autres logiciels de l’entreprise garantit une meilleure adoption de la solution par les équipes et un travail plus fluide.
Quelle solution BI choisir et sur quels critères ?
Les 5 critères d’adoption d’une solution BI sont les mêmes pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
- La collecte de données doit être simple, rapide et multicanal.
- Leur exportation doit être tout aussi aisée, notamment dans des formats déjà utilisés par l’entreprise comme Acrobat ou Excel par exemple.
- Un haut niveau de sécurisation des données doit être garanti, notamment avec la multiplication des employés opérant en télétravail.
- Enfin, une bonne ergonomie de la solution BI ne doit rien sacrifier à la puissance de calcul.
- Comme la Business Intelligente est friande de manipulations numériques elle doit être capable de produire des résultats dans des délais acceptables.
Parmi les solutions BI pour les PME les plus plébiscitées, vous trouverez Power BI de Microsoft et MyReport BE de Report One. Elles disposent de toutes les fonctionnalités précédemment présentées et allient ergonomie et rapidité d’exécution. Elles sont toutes deux compatibles avec les suites bureautiques employées par les PME. Pour en savoir plus sur elles et sur leurs autres options du marché, découvrez notre comparatif ci-dessous !
