Power BI et Excel, comment les utiliser ensemble ?
Excel est partout dans les entreprises d’aujourd’hui. Même si vous ne l’utilisez pas pour votre reporting, il est probable que vous ayez des données, modèles et rapports stockés dans des fichiers Excel. Vous êtes équipés de Power BI, la solution de Business Intelligence (BI) de Microsoft, ou vous pensez à l’adopter et vous vous interrogez sur sa compatibilité avec Excel ?
Pas d’inquiétude, Microsoft a pensé ses deux logiciels pour que le passage de l’un à l’autre soit facile. Dans cet article, nous allons vous détailler des situations classiques dans lesquelles vous pouvez être amenés à utiliser Power BI et Excel ensemble ainsi que les limites d’Excel en BI.
Découvrez comment dépasser les limites d’Excel pour vos reportings
3 cas classiques où ils sont utilisés ensemble
Entre Power BI et Excel, il n’y a vraiment pas une barrière infranchissable. C’est surtout vrai parce que leur éditeur, Microsoft, est bien conscient que la majorité des entreprises utilisent Excel aujourd’hui pour compiler, analyser et représenter leurs données d’activité.
Microsoft a tout intérêt à ce que le passage de l’un à l’autre soit simple et fluide. Sinon nombre d’entreprises ne passeraient jamais le pas et continueraient à faire tout leur reporting sur Excel.
1. Importez et analysez des données d’Excel dans Power BI
Ces données peuvent provenir d’un seul fichier ou de plusieurs fichiers Excel. La solution BI de Microsoft dispose en effet d’un connecteur data (ou connecteur de données) dédié.
Attention, il y a quelques critères à respecter pour importer ou connecter votre fichier Excel :
- Il doit avoir été sous Excel 2007 ou sous une version plus tardive.
- Il faut que le classeur soit enregistré au format .xlsx ou .xlsm.
- Le classeur ne doit pas faire plus d’1 Go.
Pour importer un fichier Excel dans votre espace de travail sur Power BI Desktop, sélectionnez “Obtenir des données” (ou “Get Data”) dans votre barre de menu. Ensuite, tout dépend si vous choisissez d’importer ou de connecter vos données.
- En important un fichier Excel dans Power BI, vos données et vos modèles sont importés dans un nouveau jeu de données dans Power BI. Si vous modifiez votre classeur Excel par la suite, vos modifications seront aussi appliquées au jeu de données dans Power BI. Vous pouvez importer un fichier Excel s’il est enregistré sur votre disque local. Après avoir cliqué sur “Obtenir des données”, sélectionnez “Fichiers” puis “Fichier local”.
- Si votre fichier est enregistré dans OneDrive ou ailleurs dans le Cloud, il vous faudra le connecter. Pour ce faire, sélectionnez “Obtenir des données” puis “Autres” et enfin “Web”. Une fois connecté, votre fichier apparait dans Power BI comme il le ferait dans Excel Online. Attention vous ne pourrez pas modifier votre classeur directement dans Power BI ; il vous faudra l’ouvrir sur Excel pour le manipuler.
Une fois que vos données sont importées ou connectées, le classeur apparaitra dans la section “Classeurs” de votre volet de navigation ainsi que sur la liste de contenus de votre espace de travail.
Le dossier spécial pour tout compendre sur Power BI
- Création de rapports interactifs : glissez-déposez des visualisations, filtrez dynamiquement, explorez vos données en quelques clics
- Power Query : un outil intégré pour nettoyer, transformer et modéliser facilement vos données avant l’analyse
- Tableaux de bord en ligne : centralisez vos rapports sur Power BI Service, avec actualisation automatique et accès sécurisé en tout lieu
2. Migrez des modèles de données d’Excel vers Power BI
Vous avez aussi la possibilité d’exporter des modèles de données de l’un vers l’autre. La possibilité d’exporter des modèles Power Pivot est particulièrement intéressante. Pour importer un modèle de données Power Pivot, connectez-vous à Power BI Desktop et sélectionnez “Fichier” dans votre menu. Ensuite, cliquez sur “Importer” et enfin “Power Query, Power Pivot, Power View”.
L’importation de votre modèle prendra plus ou moins de temps selon la taille de votre classeur. En important votre modèle de données, vous importerez :
- Vos requêtes Power Query
- Les connections de données faites depuis Power Pivot
- Vos mesures, colonnes calculées et indicateurs de performance (KPI)
- Les relations entre vos tables
Attention, l’outil BI de Microsoft ne donne pas la possibilité d’importer des données binaires ou des plages nommées. C’est important à garder en tête pour passer de Power BI à Excel efficacement.
3. Intégrez des rapports Excel dans Power BI
Vous n’êtes pas obligé(e) de recommencer de zéro dans votre reporting. Vous pouvez importer un classeur Excel dans Power BI Desktop et aussi dans le service Power BI.
Comme pour le modèle de données précédemment, sélectionnez “Fichier” dans votre menu puis “Importer” et enfin “Power Query, Power Pivot, Power View”. Choisissez ensuite le classeur Excel à importer. Si votre rapport Excel est enregistré sur un Drive dans le Cloud, sélectionnez plutôt “Obtenir des données” puis “Autres” et enfin “Web” avant d’indiquer l’URL du rapport en question.
Votre classeur Excel sera converti en fichier Power BI Desktop (sous forme .pbix donc) et chargé sous forme de rapport. Une fois cette étape passée, les modifications que vous ferez sur le rapport Power BI ne seront pas répercutées sur le classeur Excel d’origine. Vous pourrez ainsi y ajouter toutes les types de datavisualisation que vous souhaitez (graphiques, chiffres-clés, cartes etc.), sans que le fichier source ne soit impacté.
Vous pourrez ainsi charger vos rapports Excel vers Power BI et centraliser votre reporting en toute facilité.
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Comment installer Analyser dans Excel
En installant “Analyser dans Excel”, vous avez la possibilité de placer des jeux de donnée Power BI dans Excel, de les afficher puis d’interagir avec eux grâce aux tableaux croisés dynamiques, aux graphiques aux segments et à bien d’autres fonctionnalités Excel. Avant de pouvoir l’utiliser, vous devrez télécharger la fonctionnalité depuis Power BI. Il vous faudra ensuite sélectionner un ou plusieurs jeux de données que vous désirez utiliser dans Excel.
Pour l’installer, deux options se présentent à vous :
- Connectez-vous au service Power BI dans votre navigateur et accédez à votre compte. Cliquez ensuite sur “Plus d’options” matérialisé par “…” dans l’angle supérieur droit puis cliquez successivement sur “Télécharger” et sur “Mise à jour d’Analyser dans Excel”.
- Accédez à votre compte dans Power BI Desktop ou dans le service Power BI. Choisissez ensuite un jeu de données à analyser puis cliquez sur “Plus d’options” et enfin sur l’option “Analyser dans Excel”. Power BI vous invitera alors à le télécharger puis à l’installer.
Quelles sont les limites d’Excel en matière de BI ?
Vous vous en doutez probablement. Si Microsoft propose Power BI, une solution BI dédiée, c’est parce qu’Excel possède des lacunes en la matière. Voici 3 faiblesses qui réduisent la puissance et la rentabilité de Microsoft Excel lors d’opérations BI.
1. Trop d’opérations manuelles et peu d’automatisation
Imaginez un instant…Vous avez sous les yeux plusieurs classeurs Excel identiques avec le même nombre de colonnes arborant les mêmes libellés. Seules les données varient d’un classeur à l’autre.
Après de rudes efforts et des heures de travail acharné, vous parvenez enfin à nettoyer, collecter et visualiser vos données. N’aimeriez-vous pas que ce processus soit répété automatiquement et rapidement sur toutes les feuilles restantes ?
Sur une solution dédiée l’informatique décisionnelle telle que Power BI, cela aurait été automatique. Juste le temps de vous servir un café, et vos tableaux de bord seraient prêts. Malheureusement, sur Excel c’est impossible. Avec la fatigue et la répétition des tâches, votre entreprise et vous êtes exposés à un danger majeur : les erreurs d’analyses et d’interprétation.
Découvrez les différentes licences Power BI
- Les différences entre Power BI Free, Pro, Premium et Premium par utilisateur (PPU) expliquées simplement
- Quel type de licence choisir selon vos besoins (usage individuel, collaboration, capacité de calcul…)
- Un comparatif synthétique des fonctionnalités, coûts et scénarios d’usage pour chaque formule
2. Une perte de temps sur des tâches basiques
Dans la même veine que le point précédent, Excel vous fera perdre énormément de temps sur des actions basiques. Filtrer les données, les charger, créer des tableaux croisés dynamiques sont autant de tâches à faible valeur ajoutée qui rongent le temps de travail de vos équipes.
Fatalement, cette perte de temps se répercute sur le processus de reporting dans son ensemble. Vos rapports seront produits de façon bien moins efficace et ils risquent d’être moins complets, quand bien-même vos analystes travailleront plus.
Un tableau de bord créé avec Power BI
Appréciez-vous les emails avec des fichiers Excel volumineux en pièces jointes ? Probablement pas. Mais si vous décidez d’utiliser Excel pour analyser de larges volumes de données, vous n’aurez pas le choix. Tout traitement sur un tableau de bord (ou dashboard) ne peut être fait qu’en présence des données sur lesquelles il s’appuie. Impossible donc pour vos collaborateurs et vous de travailler de manière efficace sur vos tableaux de bord.
Pire encore, absolument rien ne vous garantit que votre tableau de bord Excel soit synchronisé avec ceux de vos collaborateurs. Souvenez-vous, pour partager vos dashboards, vous devez envoyer le classeur complet. De ce fait, aucune synchronisation parfaite n’est envisageable.
Alors prêts à allier les forces de Power BI et Excel ? Si vous avez d’autres questions sur Power BI Microsoft, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts en solutions BI restent à votre disposition pour répondre à vos questions.
