Power BI et Excel, comment les utiliser ensemble ?

Besoin d’importer des données, des modèles ou des rapports Excel dans Power BI ? Pas de panique, suivez le guide !

Excel est partout dans les entreprises d’aujourd’hui. Même si vous ne l’utilisez pas pour votre reporting, il est probable que vous ayez des données, modèles et rapports stockés dans des fichiers Excel.

Vous êtes équipés de Power BI, la solution BI de Microsoft, ou vous pensez à l’adopter et vous vous interrogez sur sa compatibilité avec Excel ? Pas d’inquiétude, Microsoft a pensé ses deux logiciels pour que le passage de l’un à l’autre soit facile. Dans cet article, nous allons vous détailler des situations classiques dans lesquelles vous pouvez être amenés à passer de Power BI à Excel.

4 cas classiques où ils sont utilisés ensemble

Entre Power BI et Excel, il n’y a vraiment pas une barrière infranchissable. C’est surtout vrai parce que leur éditeur, Microsoft, est bien conscient que la majorité des entreprises utilisent Excel aujourd’hui pour compiler, analyser et représenter leurs données d’activité.

Microsoft a tout intérêt à ce que le passage de l’un à l’autre soit simple et fluide. Sinon nombre d’entreprises ne passeraient jamais le pas et continueraient à faire tout leur reporting sur Excel.

1. Importez et analysez des données d’Excel dans Power BI

connecter vos donnees

Ces données peuvent provenir d’un seul fichier ou de plusieurs fichiers Excel. La solution BI de Microsoft dispose en effet d’un connecteur data (ou connecteur de données) dédié.

Attention, il y a quelques critères à respecter pour importer ou connecter votre fichier Excel :

  • Il doit avoir été sous Excel 2007 ou sous une version plus tardive.
  • Il faut que le classeur soit enregistré au format .xlsx ou .xlsm.
  • Le classeur ne doit pas faire plus d’1 Go.

Pour importer un fichier Excel dans votre espace de travail sur Power BI Desktop, sélectionnez « Obtenir des données » (ou « Get Data ») dans votre barre de menu. Ensuite, tout dépend si vous choisissez d’importer ou de connecter vos données.

  • En important un fichier Excel dans Power BI, vos données et vos modèles sont importés dans un nouveau jeu de données dans Power BI. Si vous modifiez votre classeur Excel par la suite, vos modifications seront aussi appliquées au jeu de données dans Power BI. Vous pouvez importer un fichier Excel s’il est enregistré sur votre disque local. Après avoir cliqué sur « Obtenir des données », sélectionnez « Fichiers » puis « Fichier local ».
  • Si votre fichier est enregistré dans OneDrive ou ailleurs dans le Cloud, il vous faudra le connecter. Pour ce faire, sélectionnez « Obtenir des données » puis « Autres » et enfin « Web ». Une fois connecté, votre fichier apparait dans Power BI comme il le ferait dans Excel Online. Attention vous ne pourrez pas modifier votre classeur directement dans Power BI ; il vous faudra l’ouvrir sur Excel pour le manipuler.

Une fois que vos données sont importées ou connectées, le classeur apparaitra dans la section « Classeurs » de votre volet de navigation ainsi que sur la liste de contenus de votre espace de travail.

2. Migrez des modèles de données d’Excel vers Power BI

Vous avez aussi la possibilité d’exporter des modèles de données de l’un vers l’autre. La possibilité d’exporter des modèles Power Pivot est particulièrement intéressante. Pour importer un modèle de données Power Pivot, connectez-vous à Power BI Desktop et sélectionnez « Fichier » dans votre menu. Ensuite, cliquez sur « Importer » et enfin « Power Query, Power Pivot, Power View ».

L’importation de votre modèle prendra plus ou moins de temps selon la taille de votre classeur. En important votre modèle de données, vous importerez :

  • Vos requêtes Power Query
  • Les connections de données faites depuis Power Pivot
  • Vos mesures, colonnes calculées et indicateurs de performance (KPI)
  • Les relations entre vos tables

Attention, l’outil BI de Microsoft ne donne pas la possibilité d’importer des données binaires ou des plages nommées. C’est important à garder en tête pour passer de Power BI à Excel efficacement.

3. Intégrez des rapports Excel dans Power BI

Vous n’êtes pas obligé(e) de recommencer de zéro dans votre reporting. Vous pouvez importer un classeur Excel dans Power BI Desktop et aussi dans le service Power BI.

Comme pour le modèle de données précédemment, sélectionnez « Fichier » dans votre menu puis « Importer » et enfin « Power Query, Power Pivot, Power View ». Choisissez ensuite le classeur Excel à importer. Si votre rapport Excel est enregistré sur un Drive dans le Cloud, sélectionnez plutôt « Obtenir des données » puis « Autres » et enfin « Web » avant d’indiquer l’URL du rapport en question.

Votre classeur Excel sera converti en fichier Power BI Desktop (sous forme .pbix donc) et chargé sous forme de rapport. Une fois cette étape passée, les modifications que vous ferez sur le rapport Power BI ne seront pas répercutées sur le classeur Excel d’origine. Vous pourrez ainsi y ajouter toutes les types de datavisualisation que vous souhaitez (graphiques, chiffres-clés, cartes etc.), sans que le fichier source ne soit impacté.

Vous pourrez ainsi charger vos rapports Excel vers Power BI et centraliser votre reporting en toute facilité.

Comment installer Analyser dans Excel

En installant « Analyser dans Excel », vous avez la possibilité de placer des jeux de donnée Power BI dans Excel, de les afficher puis d’interagir avec eux grâce aux tableaux croisés dynamiques, aux graphiques aux segments et à bien d’autres fonctionnalités Excel. Avant de pouvoir l’utiliser, vous devrez télécharger la fonctionnalité depuis Power BI. Il vous faudra ensuite sélectionner un ou plusieurs jeux de données que vous désirez utiliser dans Excel.

Pour l’installer, deux options se présentent à vous :

  1. Connectez-vous au service Power BI dans votre navigateur et accédez à votre compte. Cliquez ensuite sur « Plus d’options » matérialisé par « … » dans l’angle supérieur droit puis cliquez successivement sur « Télécharger » et sur « Mise à jour d’Analyser dans Excel ».
  2. Accédez à votre compte dans Power BI Desktop ou dans le service Power BI. Choisissez ensuite un jeu de données à analyser puis cliquez sur « Plus d’options » et enfin sur l’option « Analyser dans Excel ». Power BI vous invitera alors à le télécharger puis à l’installer.

Alors prêts à allier les forces de Power BI et Excel ? Si vous avez d’autres questions sur Power BI Microsoft, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts en solutions BI restent à votre disposition pour répondre à vos questions.

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