Power BI vs Excel : quelles différences pour votre reporting ?

Excel reste un concurrent de taille pour les outils de BI. Quelles sont les forces et faiblesses de Power BI et d’Excel pour le reporting ?

Malgré la popularisation des outils de Business Intelligence, comme Power BI, nombre d’entreprises privilégient encore Excel pour leur reporting. Cela peut se comprendre étant donné qu’Excel est un outil très flexible et qu’un grand nombre de gens savent utiliser.

Mais les outils de reporting présentent aussi des atouts de taille face à Excel. Quelle différence y a-t-il entre faire son reporting avec Excel et avec Power BI de Microsoft, par exemple ? C’est le retour d’un duel célèbre : Power BI vs Excel.

Power BI vs Excel : deux outils de reporting aux finalités différentes 

Si Excel n’est pas un outil spécifiquement dédié au reporting, il reste un concurrent de taille pour les outils de Business Intelligence comme Power BI. Quelles sont les forces et les faiblesses de Power BI et d’Excel pour le suivi de l’activité d’une entreprise ?

Excel, l’outil d’analyse de données le plus démocratisé

Excel reste un outil de référence pour l’analyse de données en entreprise. Le logiciel est très prisé eu égard à sa capacité à effectuer des calculs grâce à des formules pratiques. Le logiciel offre aussi des possibilités non négligeables de représentation graphique de données et de création de tableaux, notamment ses fameux Tableaux Croisés Dynamiques. Le fait qu’il fasse partie d’Office 365, la suite bureautique plébiscitée par les entreprises, en fait un logiciel incontournable. 

Ces dernières années, différentes innovations ont été apportées à Excel, en particulier aux outils d’analyse et de datavisualisation. Seulement, ces dernières n’ont pas été intégrées directement dans l’application.  

Ces outils se présentent désormais sous forme d’add-ons. Ils sont accessibles avec une souscription Office 365 E3 ou avec une licence Office ProPlus. Mais, même s’ils sont disponibles dans le menu-ruban du logiciel Excel, ils ne peuvent être lancés qu’à travers des applications séparées. 

Power BI, la référence montante en self-service BI

partager vos rapports powerb bi

La grande force de Power BI réside dans le fait que ses utilisateurs sont capables d’analyser eux-mêmes leurs données d’entreprises pour produire des rapports. Seuls, autrement dit, sans l’aide d’une équipe IT ou de Data Analysts.  

C’est ce qu’on appelle la “self-service BI” ou “Business Intelligence en self-service”. Finis la dépendance des équipes à la DSI pour la production de rapports et les goulots d’étranglement qui ralentissent votre reporting. Et qui dit reporting accéléré, dit plus de temps pour le plus important : la prise de décisions.

Voilà donc pourquoi Power BI rend la Business Intelligence plus accessible à tous.

Cette solution BI permet de traiter des données provenant d’une grande diversité de sources. Ce qui la fait sortir du lot, c’est aussi son interface facile à prendre en main et sa puissance en matière de data visualisation. 

Mais pour une équipe qui utilise Excel, Power BI c’est bien évidemment un nouvel outil à prendre en main. Et en toute transparence, un abonnement à Power BI Service reste abordable mais plus cher qu’un abonnement à Excel à travers Office 365.

Alors lequel choisir pour votre reporting ?

Excel vous correspond le mieux si…

Concrètement, Excel est plus adapté aux entreprises ayant des besoins de reporting ponctuels et réduits. Excel est un logiciel excellent lorsque la tâche se limite à des rapports rapides et simples. 

C’est aussi un bon logiciel de transition pour une entreprise, le temps qu’elle choisisse l’outil de reporting qui lui correspond le mieux ou le temps qu’elle grandisse. 

Il faut d’ailleurs préciser qu’Excel peut être connecté à Power BI.  

  • Les données de fichiers Excel peuvent être transvasées vers Power BI.  
  • Les analyses de données dans Power BI peuvent être faites dans une interface de type Excel. Cela facilite la prise en main de la solution par des habitués d’Excel.

Passez à Power BI si…

Nous vous conseillons donc de recourir à Power BI quand : 

  • Votre volume de données à traiter devient important. 
  • Vous commencez à avoir besoin de produire des rapports fréquents et complexes.

D’une certaine manière, Microsoft a développé Power BI pour compenser les failles d’Excel comme outil de reporting. Parmi ces failles il y a surtout : 

1 – La perte de temps que peut causer la multiplication des fichiers Excel. Le passage de l’un à l’autre, à la recherche des bonnes données, peut prendre un temps un temps considérable. Au contraire, Power BI centralise toutes vos données d’entreprise et facilite même la production automatique de rapports et de tableaux de bord.

2 – Un manque de flexibilité pour le partage et la collaboration. Certes les fichiers Excel en ligne peuvent être modifiés à plusieurs en collaboration et partagés facilement mais les données restent dans des silos. Power BI centralise les données et les tableaux de bord d’entreprise, ce qui facilite la collaboration entre équipes et la création de rapports complets. Le partage automatique de rapports est aussi une fonctionnalité très prisée de Power BI. 

3 – Les limites d’Excel en matière de datavisualisation. Power BI dispose d’une plus grande variété d’options graphiques pour représenter des données ; c’est d’ailleurs ce qui a d’abord fait sa renommée. La grande différence avec Excel ? Ses graphiques interactifs, comme ses cartes, que chaque lecteur peut ajuster selon la vue qu’il souhaite avoir (à un niveau national, régional, etc.). 

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Alors quelle conclusion pour Power BI vs Excel ? Si vous souhaitez passer au niveau supérieur en termes de reporting, nous ne pouvons que vous recommander de vous équiper de Power BI. Mais ne cherchez pas à passer à Power BI avant que vos besoins ne le justifient. Prenez votre temps et n’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins avec un expert en Business Intelligence.

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