Avec plus de 5 millions d’utilisateurs dans le monde, Power BI compte parmi les solutions de Business Intelligence et de reporting les plus populaires. Il plait beaucoup du fait de sa facilité d’utilisation ainsi que la richesse visuelle de ses rapports et tableaux de bord.
Justement ce rapport Power BI, comment le créer ? Découvrez dans cet article comment en réaliser un et tirer le meilleur de vos données pour améliorer votre productivité. C’est parti !
Table des matières
Quelles sont les spécificités du rapport Power BI ?
Power BI est aujourd’hui devenue une référence dans le monde des solutions de Business Intelligence. C’est particulièrement le cas du point de vue des data analytics et de la datavisualisation, pour lesquels Power BI fait figure d’outil de pointe.
Un rapport Power BI, c’est un canevas sur lequel un utilisateur présente les résultats de ses analyses de données dans Power BI au travers de visuels (des graphiques, chiffres et cartes aussi appelés des « vignettes »).
La mise à jour des données du rapport est effectuée à chaque modification des données de base. Sur ce point, un rapport Power BI ressemble à un tableau de bord Power BI. Mais attention, plusieurs éléments les différencient.
Un tableau de bord réalisé avec Power BI
Ce qui différencie un tableau de bord (ou dashboard) et un rapport dans Power BI, c’est avant tout leur forme.
- Le dashboard Power BI tient sur un seul écran car il a pour but d’être synthétique. Il peut cependant se construire sur plusieurs rapports et jeux de données dans Power BI.
- A la différence du tableau de bord, le rapport Power BI peut s’étaler sur plusieurs pages. En effet, il a pour but de présenter des résultats d’analyse dans le détail. Il se différencie aussi en cela qu’il s’appuie sur l’analyse d’un seul jeu de données.
Cette différence de forme révèle ce qui les différencie encore davantage : leurs objectifs. Ils sont opposés et complémentaires.
2. Tableau de bord et rapport Power BI : des objectifs opposés
Commençons par l’objectif du rapport Power BI. Il a pour but de considérer un seul jeu de données et de l’étudier sous différents angles afin d’en tirer une série de conclusions intéressantes.
- Il est donc nettement plus long et détaillé que le tableau de bord. Dans Power BI, un rapport sera généralement construit autour d’une question précise, comme par exemple : est-ce que les résultats des actions commerciales du premier semestre ont été à la hauteur des objectifs fixés en début d’année ?
- Il est aussi plus interactif que le tableau de bord. Un utilisateur peut en effet interagir avec son contenu librement et enregistrer de nouvelles vues s’il le souhaite.
Un tableau de bord créé avec Power BI
Pour ce qui est du tableau de bord Power BI, il a pour but d’être le plus synthétique possible. Son objectif est de permettre à un utilisateur de suivre en un coup d’œil ses indicateurs-clés de performance (aussi appelés des KPI). C’est pourquoi tout son contenu doit tenir sur une seule page.
S’il souhaite en savoir plus sur un indicateur de performance présenté sur un de ses tableaux de bord, il lui suffit de cliquer sur le graphique qui le présente. Il sera ensuite renvoyé vers le rapport dont il provient, où il pourra l’explorer plus en détail.
Qui peut créer et utiliser un rapport Power BI ?
Selon votre fonction principale, vous pouvez être concepteur ou consommateur de rapport Power BI.
La différence entre les concepteurs et les utilisateurs de rapports
- Un concepteur est celui qui crée des rapport dans le but de les partager à ses collègues, ou à usage personnel. Un concepteur a donc pour vocation de créer et partager les rapports.
- En ce qui concerne le consommateur (ou utilisateur métier), c’est une personne qui reçoit des rapport créés par d’autres personnes. Son rôle est donc de comprendre les rapports et interagir avec ceux-ci.
Dans Power BI, tout le monde peut créer des rapports dans son espace de travail personnel. Même avec une licence gratuite ! C’est possible aussi bien sur Power BI Desktop que par le service Power BI.
L’impact des licences Power BI
- Pour partager le rapport créé avec vos collaborateurs, il est nécessaire d’avoir une licence payante et de passer par le service Power BI. Si vous avez une licence gratuite, vous ne pourrez accéder qu’aux rapports que vous avez créé vous-même.
- Afin de consommer un rapport crée par d’autres, il est nécessaire que vous disposiez du même niveau de licence payante et que le créateur du rapport vous l’ait partagé (sauf si votre organisation a souscrit à un abonnement Power BI Premium).
- Si vous avez choisi une licence gratuite, vous pouvez consommer le rapport d’un collègue qui a un abonnement Power BI Pro si ce dernier vous partage le rapport et si votre entreprise dispose d’un abonnement Power BI Premium.
Créer un rapport Power BI en 4 étapes
Étape 1 : Identifiez, consolidez et importez vos données
La première étape de création d’un rapport Power BI est la connexion d’une source de données. Il est possible de connecter les données soit en effectuant un copier-coller, soit en les important. Il suffit de cliquer sur « obtenir les données » sur la barre de menu afin de sélectionner la source de données.
L’importation d’une source de données peut être effectuée de deux manières: ajouter les données en import (à partir d’une source externe telle que Excel) ou utiliser le DirectQuery pour une connexion à la base de données source.
Une fois que vous aurez choisi la source de données, vous avez la possibilité de choisir les tables qui vous intéresse, avant de cliquer sur « Charger ». Pour modifier les données avant de les importer, il suffit de cliquer sur l’option « Transformer les données ». Lorsque les données sont chargées, la vue « modèles » permet d’observer les différents champs et jointures détectées. Il est important de vérifier les jointures détectées et d’en ajouter si besoin.
La fonction « Obtenir les données » ou « Get Data »
Après avoir chargé les données, il est possible de les modifier via l’éditeur Power Query auquel vous pouvez accéder en cliquant sur « Modifier les requêtes ». Toutes les options de modification sont alors accessibles en effectuant un clic droit : modifier le type, remplacer les valeurs, transformer, etc. L’éditeur Power Query permet également d’importer des données et créer des connexions.
Étape 2 : Fiabilisez vos données dans Power BI
Attention, avant de procéder à vos analyses de données, il est crucial que vous vérifiez leur fiabilité. Vos données présentent sans doute des incohérences, des trous de données ou des anomalies de format.
Relisez scrupuleusement les données prérentrées. Utilisez des fonctions de test et de vérification de données, sur le format d’une date, la longueur d’une chaîne de caractères ou la précision des arrondis.
Étape 3 : Créez les visuels de votre rapport
Une fois les données implémentées, il est temps de créer les représentations graphiques qui apparaitront dans votre rapport Power BI. Elles permettront de visualiser les résultats de vos analyses de données.
L’outil de data visualisation de Power BI pour créer vos vignettes
- Pour ce faire, retour à l’onglet « Rapport » pour créer l’ensemble de vos data visualisations.
- Choisissez un type de graphique et insérez les données d’un ou plusieurs champs.
- Personnalisez-les avec la barre d’outil en haut de page ou en cliquant sur les onglets champs > format > analytique. Vous pouvez facilement ajouter un filtre ou une couleur d’arrière-plan, jouer avec les couleurs des données et l’épaisseur des courbes ou encore modifier les titres des résultats.
- Dans Power BI, les représentations graphiques sont appelées des vignettes. Une fois que votre vignette est créée, il ne vous reste plus qu’à l’épingler sur votre rapport !
Grâce à Power BI, rendez aisément votre rapport vivant, attrayant et facile à comprendre. Aujourd’hui, les données et leur analyse représentent des gains de productivité et de rentabilité inestimables. Convertir des données en éléments visuels permet célérité, agilité et, in fine, la réussite pour les entreprises sachant utiliser Power BI efficacement.
Étape 4 : Enregistrez et partagez votre rapport Power BI
Une fois votre rapport enregistré, vous pouvez le publier sur Power BI Service afin qu’il soit accessible par tous. Pour le publier, il suffit de cliquer sur Fichier > Publier. Et voilà ! Vous avez créé votre premier rapport Power BI.
Il ne vous reste plus qu’à gérer l’accès de vos collaborateurs à votre rapport Power BI. Dans notre contexte actuel, la sécurité des données est plus cruciale que jamais. Les données sensibles des entreprises doivent être protégées à la fois des cyberattaques et d’une mauvaise utilisation par des collaborateurs peu regardants.
Il est donc important que vous déterminiez le rôle et les droits de chaque utilisateur depuis l’onglet modélisation de Power BI Desktop. Vous pourrez vous assurer de la bonne attribution en testant les rôles et ses autorisations avec l’option « voir comme ».
Par exemple : si votre fichier agrège des données par région, vous pouvez limiter l’accès à ses données correspondantes à sa région avec le filtre DAX.
Dans notre scénario, Jérôme est responsable de la région Occitanie, nous lui attribuons donc le rôle nouvellement créé ‘région-occitanie’, en appliquant dans nos tables le filtre DAX [REGION] = ‘OCCITANIE’.
Maintenant que vous savez tout sur les rapports Power BI, vous avez envie de vous pencher sur la construction de tableau de bord ? Découvrez nos articles sur le sujet sur notre blog BI.
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